Table des Matières
Les propriétaires d'entreprise pensent constamment aux finances de l'entreprise.
Comment maximiser la marge bénéficiaire de mon entreprise ? Devrais-je dépenser davantage en publicité ou en recherche ? La croissance de mon entreprise est-elle durable à long terme ?
Les réponses à ces trois questions se trouvent entre les lignes de vos dépenses. Cet article couvre les dépenses que vous devriez suivre, et comment vous pouvez les calculer et les gérer au fil du temps.
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Qu'est-ce que les dépenses totales ?
Les dépenses totales d'une entreprise sont la somme de tous les coûts engagés pour exploiter cette entreprise.
Les salaires, les frais d'hébergement web, les transports, les abonnements aux logiciels, les achats d'équipement, les réparations de matériel, les frais de publicité, etc. ne sont que quelques-uns des types de coûts qui composent les dépenses d'une entreprise SaaS.
Les dépenses totales sont également l'une des mesures clés pour l'analyse de la croissance.
Aide : Comment calculer mes dépenses totales ?
Vous n'avez pas suivi vos dépenses ? Ne vous inquiétez pas.
Voici un moyen simple de calculer vos dépenses totales à partir du revenu net, du chiffre d'affaires et des capitaux propres.
Revenu net = Capitaux propres finaux – Capitaux propres initiaux
Dépenses totales = Chiffre d'affaires net – Revenu net
Par exemple, les capitaux propres d'une entreprise passent de 100 000 $ à 1 000 000 $. Le revenu net est donc de 900 000 $. Son chiffre d'affaires total enregistré est de 1 500 000 $. Les dépenses totales doivent donc s'être élevées à 600 000 $.
Bien que cette formule soit utile pour calculer rétrospectivement vos dépenses totales, maintenir une ventilation détaillée des dépenses au fur et à mesure est un outil de gestion inestimable pour votre entreprise qui peut aider à réduire les coûts, projeter la croissance et éclairer les décisions budgétaires.
Suivi des dépenses totales
Une petite entreprise de développement web fait passer son chiffre d'affaires de 4 000 $ MRR (revenu récurrent mensuel) à 7 000 $. À première vue, le chiffre d'affaires seul suggère que le bénéfice de l'entreprise a presque doublé.
Cependant, l'expansion de la base clients a généré une augmentation des coûts de publicité, de recherche et de matériel. Cela fait passer les dépenses mensuelles totales de 3 000 $ à 6 000 $. Le revenu net de l'entreprise est donc resté le même à 1 000 $ par mois.
De plus, son ratio coût-chiffre d'affaires s'est réellement dégradé, passant de 75 % à 85 %, rendant l'entreprise moins attrayante pour les partenaires commerciaux et les investisseurs.
Sur la base de ces informations, le fondateur pourrait choisir de réduire ses activités et de se concentrer sur sa base clientèle initiale, plutôt que de continuer à dépenser temps et argent supplémentaires pour obtenir le même revenu net.
Deuxièmement, certaines dépenses sont entièrement ou partiellement déductibles des impôts. Grâce à un suivi précis, une entreprise peut bénéficier des déductions fiscales et des avantages, et potentiellement passer à une tranche d'imposition inférieure.
Il existe deux grandes méthodes de suivi des dépenses. La première est basée sur la régularité et se divise en dépenses fixes, récurrentes, non récurrentes et extraordinaires. La deuxième catégorise les dépenses par type.
Dépenses fixes, récurrentes, non récurrentes et extraordinaires – Qu'est-ce que c'est ?
Les dépenses fixes sont les frais standard qui surviennent, en règle générale, mensuellement à une date déterminée pour un montant déterminé, comme la facture Internet ou le loyer.
Les dépenses récurrentes ne sont pas standard en termes de temps et de valeur, mais constituent néanmoins des coûts assez réguliers qui apparaissent dans votre bilan. Les fournitures de bureau, les déjeuners d'affaires et les articles divers sont des exemples de dépenses récurrentes.
Les dépenses non récurrentes sont des dépenses imprévisibles, mais souvent inévitables, telles que les maintenances système imprévues et les frais de téléphone supplémentaires.
Les dépenses extraordinaires sont les coûts de scénario catastrophe qui surviennent de manière inattendue. Les inondations, les urgences médicales ou les procès non assurés en sont des exemples.
Pourquoi alors catégoriser les dépenses en fonction de la régularité ? Eh bien, régulier signifie aussi prévisible. Il n'y a pas de meilleur moyen d'estimer les dépenses futures que de les baser sur les dépenses passées.
Séparer les dépenses par régularité facilite la projection des coûts de votre entreprise à court, moyen et long terme.
Cette méthode peut également aider à découvrir les coûts cachés, comme l'essai d'abonnement logiciel que vous avez oublié d'annuler.
Enfin, en fonction de ce modèle, vous pourriez décider de maintenir des comptes de dépenses séparés, notamment un fonds d'urgence pour les dépenses extraordinaires. Non seulement cela facilite la budgétisation, mais cela crée également de meilleures projections.
Un ingénieur logiciel gérant sa propre entreprise individuelle subit une défaillance matérielle critique. Un remplacement d'urgence plus la main-d'œuvre et les frais de récupération d'urgence des données lui coûtent 12 000 $.
Cela réduit son bénéfice annuel de 10 % par rapport à l'année précédente, et une projection du succès futur de l'entreprise tiendrait compte de cette croissance négative.
Puisque ce coût est exceptionnel, cependant, il ne devrait pas être pris en compte pour les projections futures. Maintenir un compte de dépenses séparé assure qu'un modèle de coût plus précis peut être établi.
Ventes et marketing, Généralités et administration, et Recherche et développement
Une autre méthode de catégorisation des dépenses est par type : Ventes et marketing (V&M), Généralités et administration (G&A), et Recherche et développement (R&D). Une raison clé de la séparation des dépenses par type est de déterminer la répartition des dépenses d'une entreprise et de comparer ces ratios à ceux de ses concurrents.
En utilisant cette méthode, une entreprise de gestion de données pourrait découvrir qu'elle dépense un pourcentage deux fois plus élevé en marketing que ses concurrents, mais seulement la moitié en R&D. Cela pourrait la laisser exposée à être surpassée par un concurrent plus récent mais plus axé sur la recherche dans un avenir proche.
Une liste de dépenses détaillée par montant et catégorie soutient également la capacité d'une entreprise à allouer efficacement les budgets à ses différents départements à l'avenir.
Quickbooks Online est un excellent outil pour suivre les dépenses en utilisant cette méthode. Nous avons même créé un guide facile à suivre!
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Ratio des dépenses totales
Un ratio de dépenses totales (TER) compare les coûts d'une entreprise à ses capitaux propres, exprimé en pourcentage, selon la formule suivante :
TER = Dépenses totales / Actif total
Plus le pourcentage est faible, plus le coût proportionnel pour gérer cette entreprise est faible.
Ce ratio n'est pas seulement statique – il permet également à une entreprise de suivre ses performances au fil du temps.
Une grande entreprise de gestion de projets élargit sa clientèle. Après un an, cela entraîne une augmentation significative à la fois des capitaux propres de l'entreprise et de ses coûts. Le suivi du TER est crucial pour déterminer si l'augmentation des dépenses est proportionnelle. Idéalement, le TER devrait diminuer au fil du temps à mesure que l'entreprise devient plus efficace.
C'est un repère inestimable non seulement à utiliser en interne, mais permet également de comparer les performances avec les concurrents. Si le TER de votre entreprise est beaucoup plus élevé que celui d'un concurrent de même envergure dans le même domaine, il est probable que vous dépensez trop en frais.
Le TER est également une métrique clé pour les tiers envisageant d'investir dans votre entreprise. Si le TER fluctue de manière significative, cela pourrait signaler une volatilité dans l'entreprise et être déterminé comme un risque d'investissement.
Gestion des dépenses totales
Que vous utilisiez un logiciel dédié ou que vous gériez vos propres dépenses, il est vital que votre entreprise gère les dépenses efficacement.
Si vous disposez des ressources comptables nécessaires, vous pourriez essayer la méthode de budgétisation à base zéro (ZBB). Le principe du ZBB est d'allouer consciemment chaque dollar vers l'un des objectifs fixés de l'entreprise. Ces objectifs doivent être réévalués régulièrement pour s'assurer que chaque coût est nécessaire et utile.
Une autre méthode pour éliminer les dépenses inutiles nécessite simplement un ensemble de surligneurs. Imprimez le relevé mensuel de la carte de crédit de l'entreprise et identifiez chaque charge. Différentes couleurs peuvent être utilisées pour différentes catégories telles que le marketing, les frais généraux et le développement, et totalisées dans une feuille de calcul pour avoir une vue d'ensemble de l'endroit exact où va votre argent. Ce processus aidera également à identifier les charges erronées telles qu'une réservation d'hôtel en double ou un paiement par carte déduit deux fois.
Les applications téléphoniques dédiées sont un excellent moyen de suivre vos dépenses en espèces lorsque vous êtes en déplacement. Certains logiciels de comptabilité s'intégreront même directement à vos applications.
Peu importe la méthode que vous choisissez, il n'y a aucune excuse pour ne pas suivre vos dépenses totales. Les informations que vous pouvez recueillir seront inestimables pour votre entreprise : créer des budgets plus intelligents, voir des projections plus précises, éliminer les coûts inutiles, etc. Le temps consacré à la gestion des dépenses se rentabilisera.
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