Table des Matières
Étant donné que vous avez probablement terminé de clôturer vos livres pour 2017, c'est un bon moment pour introduire des changements en vue de planifier l'année à venir. Une catégorisation appropriée des dépenses améliore votre visibilité sur les dépenses de votre entreprise tout en permettant des mesures et des prévisions plus précises. Après tout, en tant que fondateur de startup, vous voulez avoir une idée solide de vos véritables marges brutes et du coût réel d'acquisition d'un client !
La plupart des startups que j'ai vues se trompent souvent au moins en partie sur cela, en particulier si elles réalisent environ 100 000 $ en MRR ou moins. Par conséquent, nous consacrons généralement les deux premières semaines avec une nouvelle startup à aider leur comptable à recatégoriser leurs dépenses avant même de pouvoir commencer à faire des prévisions ou à calculer des mesures.
Aperçu
Dans cet article, nous allons configurer votre comptabilité pour utiliser quatre catégories typiques — comptes — qui conviendront au cas d'usage de la plupart des petites et moyennes startups SaaS. Les comptes principaux sont :
- Coût des revenus
- Ventes et marketing
- Ingénierie (R&D)
- Général et Administration (Frais généraux)
Nous utilisons Quickbooks Online comme logiciel comptable d'exemple, mais vous devriez pouvoir suivre si vous utilisez quelque chose de différent, comme Xero.
Coût du revenu
Tout d'abord, examinons la configuration de votre coût du revenu (parfois appelé coût des ventes, ou Coût des marchandises vendues). Vous aurez besoin de cela pour calculer votre Marge brute, ce qui vous permet ensuite de calculer Valeur de durée de vie client et d'autres mesures clés de SaaS.
C'est ici que vous enregistrez tous les coûts liés à la fourniture de votre service, tels que l'hébergement et la masse salariale du support client. Vous devez également inclure les logiciels qui aident directement votre personnel de support tel que Intercom ou Help Scout, et les logiciels qui vous aident avec votre hébergement, comme CircleCI.
Ouvrez Quickbooks Online et accédez à Comptabilité dans la barre latérale gauche. Un plan comptable s'ouvrira, avec tous vos comptes du bilan et du compte de résultat listés. Gardez un œil sur la colonne « Type » et faites défiler jusqu'à Coût des marchandises vendues, c'est ce que Quickbooks appelle le coût du revenu.
Nous voulons que la section ressemble à ceci :
Pour ce faire, vous créerez de nouveaux comptes dans votre plan comptable.
Lors de la création de nouveaux comptes, vous devrez définir le Type de catégorie comme « Coût des marchandises vendues » et définir un nom pour le compte. Commençons par « Masse salariale – Support ».
Vous devrez également définir un Type de détail pour mieux représenter le type de coût dont nous parlons. Avec la masse salariale, le coût du travail s'en rapproche le plus, bien qu'idéalement nous voudrions appeler cela les dépenses de masse salariale.
Enfin, votre comptable pourrait vous demander d'ajouter un numéro de compte et une description, mais ceux-ci sont facultatifs.
Répétez cela pour les autres comptes de coût du revenu dont vous pourriez avoir besoin, tels que Hébergement et des Logiciels et outils – COR et c'est tout. Assurez-vous simplement de faire les sous-comptes de masse salariale tels que salaires, avantages sociaux et taxes sous Masse salariale – Support assurez-vous de créer les sous-comptes de paie tels que Salaires, Avantages sociaux et Taxes sous Paie – Support pour obtenir des livres plus clairs.
Bonus
Si vous avez des ventes provenant de services professionnels, vous souhaiterez créer deux séries de coût des marchandises vendues — une liée à la vente de votre produit principal, comme les services d'abonnement, et une autre pour la facturation de vos ventes d'intégration/consultation. Cela faciliterait l'examen de la rentabilité de chaque activité isolément, ainsi que son analyse dans son ensemble.
Ventes et marketing
Ensuite, nous configurons vos coûts de ventes et de marketing (S&M). Vous aurez besoin de cette section pour calculer le Coût d'acquisition client (CAC)de votre entreprise, qui, avec la valeur de vie client, est l'une des mesures SaaS les plus importantes pour déterminer si vous gérez une entreprise durable.
La configuration est assez similaire à celle du coût du revenu, mais nous devons d'abord créer un Ventes et marketing compte sous Type de catégorie : Dépenses.
Dans cet exemple, nous supposons que vos coûts de ventes et de marketing comprennent la masse salariale des ventes, la publicité via Google Ads, la participation à une conférence pour vendre votre produit et l'abonnement à une solution marketing comme Hubspot.
Cela rend assez facile de voir à quoi ressemblerait le plan comptable :
Bonus
Vous pourriez aller plusieurs étapes plus loin et créer deux sous-comptes supplémentaires qui contiennent leur propre ensemble de comptes individuels : Ventes et Marketing. Là, vous pourriez séparer les ventes des directeurs commerciaux, des SDR, des déplacements commerciaux et d'autres activités strictement commerciales, tandis que le marketing contiendrait la publicité, les promotions, les conférences, etc.
Ingénierie
Les avantages de séparer l'ingénierie de vos dépenses de général et administration sont moins évidents, mais je recommande quand même de le faire. D'une part, vous pourriez vouloir comparer vos dépenses d'ingénierie en pourcentage de vos dépenses totales pour vous comparer à d'autres entreprises SaaS. Même si vous n'avez cure de ce que font les autres, vous souhaiterez peut-être déterminer si vous investissez suffisamment dans le succès à long terme de votre entreprise, vraisemblablement axée sur la technologie.
De plus, plus vos comptes de dépenses sont détaillés, plus il est facile de suivre votre performance par rapport au budget. Par exemple, si en mai vous semblez dépenser plus que prévu, pourquoi ? Est-ce parce que votre service d'ingénierie embauche plus vite que prévu, ou y a-t-il des dépenses qui s'échappent ? Ou peut-être que les activités commerciales fonctionnent réellement et que vous devriez les intensifier.
La mise en place de l'ingénierie (ou de la recherche et développement) est similaire à la section précédente. Créez un compte de niveau supérieur pour l'ingénierie et ajoutez Masse salariale – Ingénierie et ses sous-comptes de Salaires, impôts et avantages sociaux. Vous souhaiterez probablement inclure Travail contractuel – Ingénierie pour tout entrepreneur avec lequel vous travaillez, comme des designers ou des devops.
Enfin, je crée généralement une catégorie logicielle pour chaque grande catégorie de dépenses par souci de cohérence – en l'occurrence Logiciels et outils – Ingénierie.
Général et administration (G&A ou frais généraux)
Enfin, nous allons créer une catégorie fourre-tout pour pratiquement tout ce qui va au fonctionnement quotidien de votre entreprise.
D'abord, commencez par créer une Général et administration catégorie de niveau supérieur, suivie de Masse salariale – G&A, et ses sous-comptes Salaires, Impôts et des Avantages sociaux. Vous pouvez également renommer vos catégories de masse salariale actuelles pour qu'elles correspondent à ce nouveau format, et simplement déplacer les autres catégories de dépenses à l'avenir.
Ensuite, vous devrez déplacer vos comptes existants sous Général et administration. L'objectif est de ne pas avoir un seul compte qui ne « réside » pas dans l'une des catégories Coût de revenu, Ventes et marketing, Ingénierie ou Général et administration. Cela signifie que des comptes tels que Loyer, Services publics et Téléphone sont déplacés sous G&A. La seule exception concerne les écritures qui ont peu à voir avec les opérations quotidiennes, comme l'amortissement ou les revenus d'intérêts. Vous pouvez les déplacer sous Autres revenus / Autres dépenses.
Prochaines étapes
Maintenant que vos catégories de dépenses sont configurées, vous pouvez commencer à automatiser une partie du processus. Une prochaine étape facile est d'utiliser des règles bancaires pour catégoriser automatiquement les dépenses individuelles dans leurs catégories respectives. Par exemple, Amazon Web Services ou AWS dans la description bancaire est très susceptible d'aller au Coût de revenu sous Hébergement.
De plus, vous pouvez synchroniser votre fournisseur de masse salariale tel que Gusto avec Quickbooks, et mapper chacune des « Équipes » Gusto pour qu'elles correspondent aux catégories et sous-catégories de masse salariale nouvellement créées.
L'objectif ici est d'automatiser la catégorisation des dépenses récurrentes, en augmentant la précision et en réduisant le besoin de travail manuel de votre comptable.
Point clé
Ces changements dans votre catégorisation des dépenses devraient vous donner une meilleure visibilité sur votre performance passée, mais aussi faciliter la prévision de l'avenir. Par conséquent, vous obtiendrez des livres d'apparence globalement plus propre qui sont plus faciles à partager et à expliquer avec votre équipe, vos investisseurs et vos conseillers.
Faites-moi savoir si vous avez des questions ou des commentaires !
Remarque : Ceci n'est pas un conseil fiscal ou comptable. Je ne suis pas un CPA ou un avocat, et vous devriez consulter les vôtres avant d'apporter des modifications permanentes à vos livres.
