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Comment savez-vous ce qui fonctionne dans votre entreprise et ce qui ne fonctionne pas ? Même si vous avez une bonne intuition concernant l'entreprise, comment le savez-vous ?
Suivre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas n'est pas facile, en particulier dans une entreprise SaaS avec mille paramètres en mouvement. L'analyse du budget par rapport aux résultats réels peut vous aider à suivre plus facilement ce qui va bien ou mal pour que vous puissiez agir.
Mais qu'est-ce que le budget par rapport aux résultats réels, et comment cela peut-il vous aider à tirer le meilleur parti de votre entreprise ?
Qu'est-ce que l'Analyse du Budget par rapport aux Résultats Réels ?
Établir un budget pour votre startup est essentiel parce que définir le chemin vers les objectifs de votre entreprise est une étape critique pour les atteindre.
Créer un budget vous permet de définir où vous voulez aller. Et diviser ce budget par mois (ou trimestres, si le mois est trop détaillé) vous permet de voir comment vous y arriverez mois après mois.
Bien que la construction d'un budget solide ne soit pas facile, ce n'est que la moitié du travail. L'autre moitié de l'équation est l'exécution. Et l'exécution peut être difficile.
Pour vous aider en chemin, vous avez besoin d'une gamme d'analyses d'écarts. L'une des plus importantes est le budget par rapport aux résultats réels.
Composantes du budget par rapport aux résultats réels
Le budget par rapport aux résultats réels compare la performance de l'entreprise (les résultats réels) avec l'objectif défini (le budget) sur des périodes fixes.
Obtenir des informations exploitables à partir de votre analyse nécessite de comparer les chiffres réels aux chiffres budgétés avec suffisamment de détails pour être utiles à la prise de décision. Vous pouvez commencer par les blocs importants comme :
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Revenus
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Matériel ou coût des revenus (pour SaaS, cela inclut le service client et l'hébergement)
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Bénéfice brut
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Marge brute (en %)
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Autres catégories de dépenses applicables à votre entreprise (c.-à-d., marketing, frais généraux et administratifs, R&D)
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Revenu net
Pour plus de détails, liez vos chiffres financiers à des mesures non financières qui servent de blocs de construction pour vos revenus, c.-à-d., des mesures CRM comme les taux de désabonnement et de conversion. L'ajout de ceux-ci peut fournir encore plus d'informations sur où l'entreprise ne fonctionne pas comme elle le devrait.
Les écarts importants doivent être analysés en termes de valeurs absolues et de pourcentages. Par exemple, un écart de 25 % est énorme mais n'a pas le même impact sur une ligne de 100 $ que sur une ligne de 500 000 $. Concentrez-vous d'abord sur les écarts de grande ampleur, puis passez aux écarts de valeur inférieure.
Pourquoi l'analyse du budget par rapport aux résultats réels est-elle critique ?
Avec le budget (ou une prévision), vous avez défini une base de référence par rapport à laquelle vous pouvez mesurer votre performance réelle.
L'analyse sert deux objectifs principaux :
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Montrer à la direction de l'entreprise que l'entreprise est sur la bonne voie ou hors de la bonne voie.
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Mettre en évidence les domaines qui nécessitent une attention supplémentaire.
Utiliser l'Analyse d'Écarts pour Générer des Résultats
Le système de rapports de l'entreprise doit être suffisamment robuste pour aider l'équipe de direction à voir l'ensemble et à explorer les détails.
Les domaines qui nécessitent une attention sont généralement ceux présentant les variations les plus importantes, soit isolément, soit en comparaison avec d'autres mesures. Par exemple, si votre coût des revenus augmente de 20 % par rapport au budget, mais que votre revenu récurrent annuel (ARR) augmente aussi, le lien attendu entre les deux indique peu de raison de s'inquiéter.
En revanche, si votre revenu augmente de 5 % mais que vos dépenses en ventes et marketing explosent de 50 %, c'est une raison d'enquête.
Cette méthodologie s'applique aux mesures financières et autres, comme les conversions, les pistes et les mesures du haut de l'entonnoir. La clé est d'abord de fixer la base de référence pour chaque ensemble de mesures, soit dans un budget, soit dans une prévision.
Le résultat de l'analyse d'écarts peut alors déterminer les actions nécessaires et les prochaines étapes. L'action initiale pourrait simplement être de procurer des informations supplémentaires.
Par exemple, en fonction de vos mesures d'entonnoir (c.-à-d., trafic plus élevé, coûts de PPC croissants), le revenu récurrent mensuel (MRR) devrait augmenter. Mais malgré ces augmentations, le MRR est stable. La première étape pourrait être d'enquêter sur ce qui se passe :
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Ciblez-vous le mauvais public ou une démographie qui n'est pas en position de s'abonner ?
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Ou votre texte ne convertit-il pas pour une raison quelconque ?
Il pourrait falloir quelques semaines, voire des mois, de tests et d'ajustements pour déterminer la cause des problèmes. Cependant, sans l'analyse d'écarts, savoir par où commencer pourrait être impossible.
Comment Analyser le Budget par rapport aux Résultats Réels pour une Entreprise SaaS
Mathématiquement, l'analyse d'écarts est assez simple ; c'est juste un peu de soustraction et peut-être quelques pourcentages.
Cependant, votre évaluation de ces différences peut être extrêmement précieuse. Commencez par examiner les différences absolues, mais n'oubliez pas l'importance des pourcentages.
Un aspect essentiel d'une analyse significative est la construction d'une base de référence budgétaire avec la même structure que vos rapports réels. C'est simple dans un système comme Forecast+, tandis que les rapports manuels peuvent être difficiles. Le mappage manuel des comptes aux lignes du compte de résultat peut être chronophage et entraîner des erreurs.
Un exemple utilisant Forecast+
Voyons ce qui s'est passé dans un exemple d'entreprise de janvier à juillet 2019.
Au-dessus de la Marge Brute
D'abord, regardez le revenu au niveau supérieur. Nous avions budgétisé 3,9 millions de dollars en ventes et nous avons terminé l'année avec 4,08 millions de dollars. Ce n'est pas un dépassement énorme, mais une amélioration matérielle néanmoins.
Cependant, en faisant défiler un peu plus loin, nous voyons que ce n'est pas seulement le revenu qui a dépassé le budget. Le coût des revenus est également en hausse de 9 % par rapport au plan, alors que les ventes ne sont en hausse que de 5 %.
Malheureusement, nous dépensons trop en service à la clientèle par rapport à nos attentes initiales.
Soit nous avons sous-estimé notre coût des revenus, soit quelque chose n'est pas sous contrôle. Plusieurs problèmes pourraient entraîner cet écart :
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Il est possible que l'expérience d'intégration des clients ne soit pas aussi fluide qu'elle devrait l'être.
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Peut-être que notre personnel n'a pas résolu efficacement les problèmes des clients. Pouvons-nous les former davantage ? Éliminer les représentants peu performants ? Fournir de meilleures procédures opérationnelles standard (SOP) ?
Quelle qu'en soit la raison, cet écart est suffisamment important pour justifier une enquête plus approfondie.
Dans l'ensemble, le bénéfice brut a augmenté de 118 k $ (+4 %), mais la marge brute est en baisse de 1 % par rapport au budget. Pas mal, mais pas formidable non plus. En raison du niveau de support plus élevé, nous n'avons pas pu convertir tous les revenus supplémentaires en marge.
Dépenses et bénéfices
Examinons ensuite le reste de nos dépenses et leur impact sur le résultat net.
Les dépenses G&A (générales et administratives) de 2019 étaient d'environ 9 % ou 44 k au-dessus du budget. Bien que ce ne soit pas une performance exceptionnelle, ce n'est pas un facteur important de notre écart par rapport au budget.
Il en va de même pour la R&D (je saute volontairement S&M pour l'instant). À +1 % par rapport au budget, c'est seulement un écart mineur, mais nous semblons avoir des problèmes plus importants.
« Houston, nous avons un problème. »
Nous avons des lacunes importantes dans les ventes et le marketing (S&M), et ne pas atteindre la cible de 385 k $ (26 %) est énorme comparé à nos autres lacunes. Nous devrons consacrer la plupart de notre temps à déterminer les causes profondes ici.
En examinant les sous-catégories S&M, nous avons dépensé 30 % de plus que prévu à la fois en publicité et en paie marketing.
La grande question à résoudre est pourquoi nous avons dépensé tellement plus en S&M pour si peu de retour.
Le ratio n'est pas visible dans la vue, mais le retour sur investissement en S&M est en fait inférieur à 0,5:1, ce qui signifie que chaque dollar supplémentaire dépensé en ventes et marketing n'a généré que 0,50 $ de revenus.
C'est peut-être un peu simplifié, mais le problème est clair : nous ne convertissons pas les ventes supplémentaires en revenus nets supplémentaires.
Dans l'ensemble, entraînés principalement par notre écart en S&M, nos dépenses ont dépassé le plan de près d'un demi-million. Combiné à notre bénéfice brut légèrement plus élevé, nous avons perdu 329 k $ supplémentaires par rapport au budget.
Points clés de notre analyse
En tant que société SaaS, les revenus et le marketing sont souvent la clé de la rentabilité. Une fois que votre produit et votre équipe de développement sont stables, plus de ventes signifient généralement plus de rentabilité, et la mise en garde est que vous ne pouvez pas dépenser trop pour générer ces ventes.
Gardez à l'esprit que l'analyse ne sert pas seulement à la recherche. Utilisez ces informations pour passer à l'action et réévaluer notre prévision et résoudre la cause profonde de nos dépenses excessives.
Les entreprises SaaS en croissance utilisent Forecast+
Lors de la création d'une entreprise, la vitesse est essentielle. Reconnaître rapidement que vous manquez vos objectifs permet des corrections rapides pour essayer quelque chose de nouveau.
Des outils dédiés comme Forecast+ permettent la création rapide et facile de ces analyses d'écart. Descendre des écarts de haut niveau pour identifier les domaines d'inquiétude exacts facilite les améliorations. Un tableau de bord flexible signifie que vous pouvez mettre à jour ce que vous suivez à mesure que vous découvrez quels domaines de votre entreprise nécessitent plus d'attention.
Une intégration supplémentaire avec des systèmes comptables comme QuickBooks ou Xero vous permet d'importer automatiquement les données, de créer des prévisions précises et flexibles, et de rationaliser l'analyse des écarts.
L'analyse des écarts est le lien fondamental entre la vision de l'équipe fondatrice et ce qui se passe dans le monde réel. Les données et les systèmes sont essentiels pour fournir ce rapport rapidement. Le temps consacré à la compilation de données et à la création de feuilles de calcul pour comparer vos données réelles par rapport au budget n'ajoute pas de valeur.
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