Table des Matières
En tant que fondateur, vous avez la main à tout, des documents juridiques à l'embauche en passant par la gestion de produits et le support, et tout ce qui s'en suit. Vous êtes tiré dans tous les sens par tous ceux qui ont vos coordonnées et vous vous sentez obligé de poursuivre chaque idée qui vous vient à l'esprit. Mais l'une des leçons les plus difficiles à apprendre est que « être occupé » n'égale pas « être productif ».
Tous ces trucs aléatoires auxquels vous vous occupez, tous ces lapins que vous poursuivez au nom de la « traction » ne sont pas nécessairement les choses les plus importantes sur lesquelles travailler en ce moment. Et cela peut être une erreur critique.
Le hic, c'est que déterminer quels sont ces éléments « les plus importants » peut ressembler à essayer de repérer une licorne qui fait du breakdance au-dessus d'un double arc-en-ciel.
Ce que vous avez probablement essayé avant
Le raisonnement typique ici est que la solution consiste à classer les choses (mentalement ou autrement) en fonction de leur impact et de procéder à partir de là. Mais le fait est que ce n'est tout simplement pas pratique et cela implique beaucoup de surcharge mentale. Certaines choses peuvent ne pas avoir d'impact direct élevé mais sont néanmoins nécessaires et ne peuvent pas être reportées à des moments plus opportuns (youpi les impôts !).
L'autre extrême ici est d'avoir une simple liste de tâches sans aucune priorité, mais c'est trop basique et vous laisse submergé.
Ce dont vous avez besoin, c'est quelque chose qui est rapide à ajouter et ne vous écrase pas avec toutes les choses qui doivent être faites. Vous montrer tout ce qui existe ne sert à personne. Vous montrer ce qui est disponible et important compte tenu de votre contexte actuel? Magnifique.
Pour y parvenir, j'utilise OmniFocus. Mais comment l'utilise-je sans que ce soit accablant ? Je suis content que vous ayez demandé.
Le système pour accomplir les choses
OmniFocus est l'un de ces outils qui, en apparence, semble absurdement complexe. Mais allons-y et soyons clairs ici... j'utilise peut-être 10 % de ses fonctionnalités. Alors, restez avec moi. Mon petit système ici n'est vraiment pas si compliqué.
Malgré tous les recoins d'OmniFocus, il n'y a que deux sections que vous devez connaître : les contextes et les projets.
Nous allons examiner ces deux éléments puis nous plonger dans la façon dont les pièces s'assemblent sur un plan pratique.
Contextes
Dans OmniFocus, il y a le concept de «Contextes». Ceux-ci peuvent être n'importe quoi : un lieu, une situation, un état d'esprit... quoi qu'il en soit.
Voici mes contextes :
- En attente — Les tâches qui attendent quelqu'un d'autre ou un événement avant que je puisse procéder.
- Accueil — Pour quand je suis à la maison en train de faire des tâches non professionnelles.
- Bureau — Pour les tâches spécifiques au travail.
- Courses — Quand je suis dehors en train de faire des courses.
- Un jour — Les choses que j'aimerais accomplir un jour. Principalement un fourre-tout pour ne pas oublier les idées aléatoires.
- GTD — Pour les tâches d'examen quotidien (dont je parlerai sous peu)
Vous pouvez être très fin dans les contextes, mais je préfère les garder à un niveau plus élevé.
Les contextes sont la façon de répondre à la question : « Que devrais-je faire en ce moment, compte tenu de mon emplacement/situation/état d'esprit actuel ? »
Projets
Les projets dans OmniFocus sont simplement des collections de tâches, mais il y a une petite chose qui les rend vraiment puissants : le type.
de projet Vous pouvez créer des projets parallèles ou séquentiels.
Les projets parallèles sont l'équivalent d'un grand seau de tâches où vous pouvez choisir et sélectionner les éléments à faire au hasard.
Les projets séquentiels ne se font que dans l'ordre. Cela signifie qu'il n'y a qu'une seule tâche disponible pour vous sur ce projet à un moment donné et vous ne pouvez pas faire les autres tant que vous n'avez pas terminé la tâche précédente. Et c'est magnifique. Nous couvrirons pourquoi momentanément.
Vous n'êtes pas obligé de tout mettre dans un Projet, mais si une tâche de niveau supérieur nécessite plus d'une ou deux étapes, je crée généralement un projet pour cela.
Tâches, à-faire, éléments, actions…appelez-les comme vous voulez
Quelle application de tâches serait complète sans choses à un entretien en tête-à-tête ??!?!
Ajouter un élément à OmniFocus est très facile, mais il y a quelques éléments que vous devriez configurer car cela gardera les choses beaucoup mieux organisées.
- Action — L'action que vous devez entreprendre
- Projet — Le projet auquel il est associé
- Contexte — Le contexte dans lequel il doit s'afficher (voir la note ci-dessous)
- Date de report — Jusqu'à quand masquer la tâche (voir la note ci-dessous)
- Date d'échéance — Quand vous devez absolument avoir cela fait
- Notes — Toutes les notes, liens, pièces jointes dont vous avez besoin pour l'accomplir.
Avec OmniFocus, chaque nouvel élément devrait avoir une Contexte. Sinon, vous vous retrouvez juste avec une application à-faire générique vraiment chère. Ajouter un Contexte a l'avantage de vous ne pas voir cette tâche spécifique au bureau quand vous êtes dehors à faire des courses, par exemple.
Maintenant, et si vous avez une tâche dont vous savez que vous n'avez même pas besoin d'y penser avant le mois prochain ? C'est à ça que sert la «Date de report». Quand vous réglez cela, OmniFocus ne vous montrera même pas l'élément jusqu'à cette date, gardant votre liste de tâches bien rangée !
Le pouvoir caché des projets séquentiels et des dates de report
La clé pour rester sain d'esprit lors de la création d'une startup est de sortir tout de votre tête. Vous oublierez des choses. Chaque jour. Ensuite, vous vous rendrez fou en essayant de vous souvenir de la chose que vous avez oubliée. Arrêtez ça. Mettez-le dans OmniFocus dès que vous y pensez, et puis n'y pensez plus jusqu'à ce que ce soit le moment de le faire.
Les projets séquentiels sont une belle chose car ils vous montrent seulement la tâche sur laquelle vous pouvez vraiment travailler maintenant. Ils vous montrent la prochaine bouchée de l'éléphant…pas l'éléphant entier.
Les dates de report ont un effet similaire en ce qu'elles cachent l'élément jusqu'à ce qu'il soit vraiment pertinent.
Tout assembler dans l'Examen Quotidien
J'ai parlé de beaucoup de bits et de pièces disparates d'OmniFocus et du processus que j'utilise. Rassemblons-le tout en voyant comment cela fonctionne sur une base quotidienne.
Chaque matin, avant de faire quoi que ce soit d'autre, je fais une Examen Quotidien.
J'ai un Examen Quotidien projet configuré qui comprend six éléments que je dois accomplir avant toute autre chose. Je les fais généralement dans l'ordre, mais ce n'est pas nécessaire (c'est configuré en tant que projet Parallèle, au fait). J'ai un contexte « GTD » que j'utilise juste pour ce projet.
- Examiner le Calendrier — C'est pour me rappeler les réunions ou les appels téléphoniques que j'ai.
- Traiter la Boîte de Réception Trello — Nous utilisons Trello religieusement et souvent il y a des choses qui ont besoin d'être examinées avant de pouvoir progresser. Faire cela en premier le matin signifie que mon équipe peut continuer à progresser aussi.
- Traiter la Boîte de Réception Intercom — Nous utilisons Intercom à la fois pour le support et les e-mails automatisés et généralement il y a quelques tickets/e-mails qui ont besoin d'une réponse de ma part.
- Traiter la Boîte de Réception Email — J'essaie de garder ma boîte de réception vide et la clé pour cela est il ne de l'utiliser comme une liste de tâches. OmniFocus a l'outil Clip-o-Tron pour Mail sur OS X qui rend très simple la création d'éléments à partir de vos e-mails.
- Vérifier que tous les projets ont une Action Suivante — Vous devriez toujours savoir ce qui doit être fait ensuite sur un projet, sinon vous devez « mettre en pause » le projet jusqu'à ce que vous soyez prêt à le reprendre. Sans une action suivante, il restera là pour l'éternité et vous vous sentirez mal à ce sujet.
- Marquer les actions prioritaires d'aujourd'hui — La dernière chose que je fais est de parcourir et de « marquer » les éléments que je prévois de terminer aujourd'hui. Tout ce qui est marqué doit être fait et si je termine tous les éléments marqués, je peux passer aux autres éléments.
Le fonctionnement ici est que le projet « Examen quotidien » est défini pour se répéter chaque jour de la semaine. Ensuite, vous cochez la case « Terminer au moment de terminer la dernière action » pour le projet et il masquera les éléments jusqu'à demain ! Magique !
L'examen quotidien est crucial car c'est le moment où vous planifiez votre journée. C'est votre moment pour être proactif au lieu d'être réactif. Vous décidez ce qui doit être fait en fonction de votre contexte et de la date d'échéance, et vous le faites. C'est aussi simple que cela.
