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La gestion de projet. C'est un terme large qui peut signifier beaucoup de choses pour beaucoup de gens dans diverses industries. Chaque entreprise aborde les projets à sa manière; culture d'entreprise jouera toujours un rôle dans la dynamique de l'exécution des projets. Mais très probablement, les entreprises SaaS dotées d'une gestion de projet solide mesurent le succès de tout projet par la façon dont les délais, les budgets et les attentes sont respectés. Considérez le flux de travail de gestion de projet de votre entreprise comme un processus à affiner. Avec les bons systèmes en place, vos projets fonctionneront en douceur et efficacement, éliminant les suppositions et les malentendus, conduisant à un produit plus solide et plus fiable.
Assemblez votre équipe
Dans tout film de braquage, il y a toujours cette scène de montage où le personnage principal assemble l'équipe. Il y a le chauffeur, le nerd de la technologie, l'arnaqueur, le bras droit et le meneur. Dans ces films, le meneur rassemble toujours les meilleurs des meilleurs, et avec ces personnes en place, le braquage s'exécute facilement. Lors du pilotage de tout projet, assemblez votre équipe avec la précision et la prévoyance d'un braqueur. Qui est votre designer, votre développeur, votre responsable marketing? Et qui les coordonne tous, votre chef de projet? Le bon chef de projet est crucial; cette personne est responsable de la conduite du flux de travail de votre équipe. Si vous mettez les bonnes personnes aux bons postes, un projet fonctionnera correctement simplement en ayant chacun jouer son rôle. Assurez-vous, cependant, de les mettre en position de réussir. Impliquez tous les bonnes parties prenantes dans le projet dès le début et accordez-vous sur les objectifs et les buts clés dès le départ. Assurez-vous que toute l'équipe est claire sur ses rôles et responsabilités.
Établissez les attentes
Comme mentionné, il est important d'établir des objectifs clés pour tout projet dès le départ. Soyez absolument certain que chaque membre de l'équipe peut répondre à ces questions:
- Quel est le livrable? Une fois que tout est dit et fait, qu'est-ce que vous remettez? Cela peut sembler simple, mais il est important à établir pour que tout le monde sache exactement où se trouve la ligne d'arrivée.
- Quel est le budget? Tous les projets n'auront pas de budgets monétaires, s'ils sont internes, mais parfois il est important de budgétiser les ressources, pas seulement les dollars. Par exemple, combien d'employés pouvons-nous nous permettre de désigner pour le projet?
- Quel est le calendrier? Définissez-le et planifiez en conséquence.
Si possible, sur-communiquez sur ces éléments.
Mettez en place des systèmes
Vos projets ne fonctionneront aussi bien que les systèmes que vous avez mis en place. Il existe des dizaines d'outils pour aider vos projets à fonctionner comme sur des roulettes. Des logiciels existent pour aider votre planification, votre communication, votre suivi des tâches. Utilisez ce qui fonctionne le mieux pour vous. Mais même le meilleur logiciel ne peut pas vous aider si votre équipe n'est pas sur la même longueur d'onde. Inversement, vous pourriez exécuter vos projets avec rien de plus que des post-it si tout le monde travaille comme une seule machine. Tout comme chacun doit connaître les attentes d'un projet, ils doivent utiliser les mêmes systèmes tout au long de la durée de vie d'un projet. Avant de commencer un projet, établissez ces systèmes pour votre équipe.
- Une « source de vérité » – qu'il s'agisse d'un document ou d'un outil logiciel, c'est un endroit où chacun peut consulter les objectifs, les rôles et responsabilités, et une archive de notes et documents concernant le projet
- Un outil de suivi des tâches
- Une méthode de suivi de vos Indicateurs clés de performance – la plupart des projets se rattachent à ces objectifs pour votre entreprise, de sorte que votre équipe devrait savoir comment leur projet les impacte.
- Documentation des métriques et méthodologies – cela ne fera que renforcer les projets futurs
- Une structure de réunion qui fonctionne pour votre équipe. Peut-être vous réunissez-vous chaque jour pour vous mettre à jour sur vos progrès, peut-être chaque semaine. Mais rendez-le cohérent.
- Une feuille de route de projet – pour que tout le monde sache où vous allez et quand
Livrez, livrez, livrez
Une fois que vous avez établi une équipe solide, clarifié les attentes et laissé vos systèmes fonctionner comme ils le devraient, tout ce qui vous reste à faire est de remettre vos livrables. Si vous avez été diligent dans le respect de vos systèmes de gestion de projet, il n'y a pas besoin de stresser cette partie du processus. Au moment où votre deadline arrive, vous devriez être confiant que votre gestion de projet produira un livrable de forte qualité.
Bien sûr, avec chaque projet, l'obstacle inattendu peut surgir, perturbant votre calendrier ou confondant votre flux de travail. Dans ces cas, un chef de projet réussi est là pour rediriger l'équipe sur la bonne voie, communiquer clairement à toutes les parties impliquées, et organiser un débreffage post-projet afin d'aider l'équipe à apprendre de toute erreur et à améliorer les processus pour le prochain projet.
