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Bien que la facturation et la facturation soient des processus où un vendeur émet des documents de vente à un acheteur, lorsqu'on les compare l'un à l'autre, la différence significative entre les deux processus est assez claire et simple.
Cet article expliquera en profondeur la facturation et la facturation, ainsi que partager les meilleures pratiques de facturation pour les petites entreprises.
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Facturation par rapport à la facturation
La facturation est un processus où un vendeur émet un document commercial à un acheteur pour demander le paiement. Ce document montre tous les produits et services rendus, le paiement dû, ainsi que les coordonnées de l'acheteur et du vendeur.
Une facture sert de demande de paiement selon des conditions de paiement spécifiées et est généralement émise après la livraison du service ou du produit acheté. Une facture représente également un crédit car le vendeur ne recevra de l'argent qu'à une date ultérieure.
D'autre part, une facture est un document de vente qui détaille le paiement d'un client pour l'achat de produits ou de services rendus. Elle est généralement rédigée pour servir de preuve juridique qu'une transaction a eu lieu entre l'acheteur et le vendeur.
Une facture est généralement utilisée dans les entreprises où le client paie le produit ou le service à l'avance, y compris les restaurants, les entreprises d'abonnement et les magasins de détail.
La facturation, en revanche, est le processus d'émission d'un document de vente utilisé comme preuve juridique d'une transaction et est généralement effectuée pour les paiements à l'avance uniques. En contraste, la facturation est l'émission d'un document de vente qui sert de demande de paiement pour les produits ou services vendus à crédit. La facturation peut être effectuée pour les paiements récurrents et uniques.
Si vous utilisez toujours des feuilles de calcul et des tableaux de bord basiques pour surveiller et gérer vos flux de trésorerie, vous ne fonctionnez pas seulement de manière inefficace, mais vous laissez probablement aussi de l'argent sur la table.
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Un tableau de bord cristallin vous donne une vue globale de vos dépenses, vos bénéfices et votre flux de trésorerie prévu pour des périodes spécifiques. Tout cela vous permet de repérer rapidement les incohérences, d'éliminer les gaspillages inutiles et de modéliser plus précisément l'avenir de votre entreprise SaaS en fonction de plusieurs scénarios.
Quels sont les meilleurs outils de facturation disponibles ?
La facturation peut être stressante ; créer la facture, l'envoyer et la relancer peut prendre beaucoup de temps. Encore plus stressantes sont les factures récurrentes qui finissent par vous coûter de l'argent à long terme.
Une multitude de logiciels de facturation peut vous aider à envoyer des factures et à gérer le processus efficacement. Un logiciel de facturation peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent. Avec tous vos paiements gérés par un seul package logiciel, vous ne perdrez jamais un paiement.
Si vous envisagez un logiciel de facturation, voici quelques-uns des meilleurs packages pour votre entreprise.
Wave est un logiciel de facturation basé sur le cloud qui convient aux petites entreprises. Avec Wave, les petites entreprises peuvent créer, personnaliser, envoyer et suivre les factures au même endroit.
Les autres caractéristiques uniques de Wave sont la planification automatisée, les rappels de paiement automatisés et de nombreuses intégrations logicielles utiles. Wave est gratuit à utiliser et dispose de versions Android et iOS.
Xero est logiciel comptable spécialisé qui permet un nombre illimité d'utilisateurs et offre un support 24/7. Avec Xero, vous pouvez créer des factures personnalisées et professionnellement conçues, configurer des factures récurrentes et automatiser les rappels de paiement de facture personnalisés pour vos clients.
Vous pouvez créer et envoyer des factures pour votre application mobile et permettre à vos clients de payer en ligne via carte de débit et PayPal. Xero vous indique quand vos factures sont ouvertes et vous permet d'envoyer des factures en masse, ce qui vous aidera à gagner du temps. Xero fonctionne sur un abonnement mensuel.
QuickBooks est un logiciel comptable basé sur le cloud intuitif qui vous permet d'organiser toutes vos finances commerciales au même endroit. Avec QuickBooks, vous pouvez créer et envoyer des reçus et des factures personnalisés, planifier des paiements récurrents et effectuer des transactions dans plusieurs devises.
Vous pouvez également suivre les dépenses et les bénéfices ainsi que gérer votre taxe de vente. QuickBooks fonctionne sur diverses plateformes numériques, vous permet de synchroniser sur vos appareils et stocke automatiquement vos données dans le cloud.
Le logiciel de facturation n'est que le début. Jetez un œil au meilleur logiciel de prévisions financières disponible sur le marché aujourd'hui.
Facturation pour les modèles de SaaS avec abonnements récurrents
En matière de systèmes de paiement commercial, la facturation est tout à fait différente pour les abonnements SaaS récurrents. La facturation est une demande de paiement émise après qu'un vendeur a livré un produit à crédit, et le paiement doit être réglé à une date ultérieure.
Pour les abonnements SaaS, le client accepte un contrat d'abonnement électronique, que le client soit une entreprise ou un particulier. Les abonnements sont facturés à un intervalle récurrent, par exemple mensuel ou annuel, et les clients peuvent se désabonner à tout moment sans pénalité ni frais. Si un client se désabonne avant la fin de son abonnement prépayé, il est généralement remboursé.
Quand est-il approprié de faire une facturation ?
L'envoi de factures à vos clients est parfois un sujet délicat pour les propriétaires d'entreprises. Lorsque vous décidez du moment approprié pour envoyer une facture, vous pouvez décider de l'envoyer immédiatement après un travail, mais cela peut être gênant si vous êtes préoccupé par plusieurs travaux.
Si vous décidez d'attendre, vous risquez de perturber votre flux de trésorerie. D'autres entreprises adoptent la facturation avant le travail, et cette approche a ses avantages, mais que se passe-t-il si l'étendue du travail s'élargit ?
Les entreprises envoient généralement les factures de l'une des deux façons suivantes :
1. Avant le début des travaux : Il y a des situations où il est judicieux de facturer un client. C'est généralement appelé prépaiement ou demande de dépôt. Voici quelques scénarios typiques où vous devriez facturer un client avant la fin du travail.
- Le client en question a un historique de paiements retardés : Dans ces situations, il est judicieux de demander un prépaiement pour protéger votre entreprise.
- Le travail nécessite l'achat de matériaux et d'équipements : Vous pouvez décider de supporter le coût, mais il peut être plus sûr d'obtenir un engagement financier de la part du client.
- Le travail est un grand contrat commercial : Avant de vous réjouir, demandez un dépôt pour confirmer l'engagement du client.
2. Une fois le travail terminé : La facturation une fois le travail terminé est la pratique la plus courante dans les services commerciaux. De nombreux clients préfèrent payer après l'achèvement du travail. Voici quelques situations où il est approprié de facturer un client après l'achèvement du travail.
- C'est un travail ponctuel et le client est sur place (facturation sur-le-champ) : La facturation de cette manière fonctionne bien si vous commencez tout juste votre entreprise. Pour que cette approche fonctionne pour vous, vous devez discuter de vos conditions de travail avec votre client et vous assurer qu'il sait quel sera le coût après l'achèvement du travail. Préparez une facture officielle à l'avance et facilitez le paiement par carte de crédit pour les clients.
- Services mensuels récurrents : De nombreuses entreprises font une facturation mensuelle pour les contrats commerciaux récurrents. Cette méthode de facturation est idéale pour les clients et les entreprises qui ne souhaitent pas traiter plusieurs paiements chaque mois. Pour appliquer efficacement ce système, confirmez les conditions de paiement avec le client à l'avance. Ces informations doivent être ajoutées dans le devis avant que le client ne valide le premier service.
Quand devriez-vous opter pour un abonnement mensuel ?
De nombreuses entreprises favorisent les modèles d'abonnement mensuel car c'est rentable et offre une croissance des revenus à long terme. Tout en considérant ces avantages, considérez également si c'est la meilleure option pour votre entreprise et vos clients.
Les abonnements mensuels fonctionnent bien pour les entreprises de services que les clients utilisent fréquemment et le service est fréquemment mis à jour, par exemple Netflix et HubSpot. Un abonnement mensuel fonctionne également bien pour les entreprises qui vendent des produits consommables ou sous licence qui peuvent être utilisés pendant une période limitée, par exemple les boîtes d'abonnement.
L'innovation est essentielle pour les entreprises d'abonnement afin d'assurer la fidélité des clients et leur patronage continu. Si le service ne s'améliore jamais, l'utilisation diminuera et les revenus fantastiques chuteront.
L' de durée de vie client moyenne est une mesure qui prédit le montant qu'un client dépensera pour votre produit tout au long de sa relation entière avec votre entreprise. Elle s'améliore à chaque renouvellement d'abonnement et ouvre plus de possibilités de vente croisée sur d'autres services.
Baremetrics est un outil de surveillance des métriques commerciales qui fonctionne comme un tableau de bord pour votre entreprise. Vous pouvez voir MRR, ARR, LTV, le nombre total de clients, et bien plus directement dans votre tableau de bord Baremetrics. Consultez simplement ce compte de démonstration ici.
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Lequel est plus chronophage ?
La facturation est généralement plus chronophage que le modèle commercial basé sur l'abonnement. Bien que certaines entreprises adoptent des mesures pour réduire les contraintes de temps liées à la facturation, certains revers inévitables, tels que les exigences légales et réglementaires, doivent être pris en compte lors de la création de la présentation d'une facture.
Envoyer une facture dans plusieurs formats et s'assurer que la présentation reste la même sur de nombreuses plates-formes est stressant. Lorsque les clients ne règlent pas les factures, votre trésorerie peut être sérieusement endommagée. Le processus de mise en recouvrement auprès d'un client peut obliger votre entreprise à envoyer à plusieurs reprises des rappels par courriel.
Dans les abonnements mensuels, les clients sont déjà engagés dans le service et apprécient la valeur qu'il ajoute. Après l'acquisition initiale du client, où le client a généralement eu la chance d'essayer le service, une fois que le client opte pour le service, il devra renouveler son abonnement pour continuer à utiliser le service.
Tant que votre entreprise innove constamment et propose de nouvelles fonctionnalités en fonction des commentaires des clients, les clients resteront engagés dans le service et bénéficieront des avantages du renouvellement automatique.
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Lequel génère plus de revenus ?
La facturation et les abonnements mensuels génèrent tous deux des revenus pour les entreprises qui les adoptent. Il existe d'incroyables potentiels de revenus pour les entreprises qui adoptent soit la facturation, soit les abonnements mensuels. Le succès dépendra de la façon dont la direction gère l'entreprise.
Une entreprise d'abonnement mensuel offre généralement un service numérique et fidélise les clients à long terme. Il existe de nombreuses opportunités pour augmenter les ventes et vendre d'autres produits et services en complément de l'abonnement mensuel.
Après la phase d'essai initiale et l'inscription des clients à un service, ils sont généralement soumis à un contrat de renouvellement automatique. Dans la facturation, les entreprises fournissent des services à crédit, et les entreprises courent le risque que les dettes des clients s'élèvent à plusieurs milliers, même s'il existe des rappels automatisés pour les clients. La facturation fait face à de nombreuses exigences légales et réglementaires qui peuvent retarder les paiements, alors qu'un abonnement mensuel ne l'est pas.
Pouvez-vous éviter complètement la facturation ?
La facturation peut être évitée si votre entreprise vend des inscriptions à des conférences, des licences, des cotisations ou des paiements aux agences gouvernementales. Cependant, si votre entreprise vend des biens ou des services, la facturation est inévitable. La facturation est un moyen de créer un accord juridiquement exécutoire qui documente les services rendus à un client et les conditions de paiement dues.
Si la transaction se fait entre deux entreprises, le vendeur est tenu par la loi de fournir une facture. Une facture n'est pas la même chose qu'un reçu : la première crée un accord de vente, tandis que le second est pour l'accusé de réception du paiement.
Quand la facturation est-elle absolument nécessaire ?
La facturation est toujours nécessaire si votre entreprise contracte des dettes lors de la vente à des clients. Une facture signée servira d'accord juridiquement contraignant attestant que le client a accepté de payer pour un produit ou un service. La facture fournit également des détails sur le travail en cours et le calendrier d'achèvement du travail.
Comment gérer la facturation : huit étapes pour gérer efficacement la facturation pour votre SaaS
Traiter efficacement les factures peut être un ingrédient essentiel du succès de votre entreprise SaaS. Un système de facturation efficace non seulement garantit que l'argent continue d'arriver, mais vous aide également à suivre les ventes et à conserver des registres précis pour les déclarations fiscales et les prévisions de ventes futures. Comment pouvez-vous gérer efficacement la facturation pour votre entreprise SaaS ? Voici 8 étapes que vous pouvez adopter.
1. Assurez-vous que votre facture est claire et directe.
Gardez toutes les informations facilement visibles afin que, lorsque le client jette un coup d'œil au document, il puisse simplement naviguer dans le processus de paiement. Supprimez le jargon et les informations inutiles ; c'est un moyen sûr d'aider le client à faire des paiements rapides.
2. Assurez-vous qu'elle est lisible et qu'elle incarne l'identité de votre marque.
Une facture de votre entreprise n'est pas simplement un document typique : elle représente votre marque. En tant que tel, votre identité de marque et vos valeurs doivent être alignées avec chaque mot et formatage du document. Profitez de chaque occasion pour rappeler à votre client ce qui est formidable dans votre marque.
3. Mettez la bonne date et le bon numéro de référence.
Avec tous les allers-retours de multiples factures, comment gardez-vous trace du client ? Utilisez les dates et les numéros de référence pour organiser et communiquer vos factures avec votre client et vos commandes internes.
4. Assurez-vous que la facture contient les bonnes conditions de paiement, le montant du paiement et la date d'échéance.
Une autre étape importante pour clarifier les choses pour le client est d'inclure les conditions de service, la date d'échéance et le montant total. Cette pratique garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
5. Clarifiez chaque article de la facture.
La clarté pour votre client est une partie vitale de la transaction : une occasion d'expliquer la valeur que vous avez fournie au client tout en montrant la transparence dans votre processus de facturation.
N'oubliez pas de rester simple ; n'envoyez pas une liste massive d'articles. Gardez-le court et direct. Si le client a d'autres questions, il vous contactera certainement.
6. Adressez la facture à la bonne personne.
Il ne suffit pas d'inclure simplement le nom de l'entreprise dans l'adresse. Vous devez également ajouter le nom de la personne qui a supervisé le travail. Qu'il s'agisse d'une petite ou d'une grande entreprise, cela ajoute une touche amicale.
7. Utilisez les courriels pour envoyer les factures et activez les « accusés de réception ».
Envoyez la facture à l'adresse e-mail de votre client, car c'est l'une des méthodes de communication les plus stables et directes disponibles. Utilisez les « accusés de réception » pour confirmer que vos factures arrivent dans la boîte de réception de votre client. De nombreux outils de facturation offrent des « accusés de réception » et le suivi des liens. Cela vous permet de rester informé de la façon dont votre client a interagi avec votre e-mail.
Découvrez ces excellents conseils sur comment tirer le meilleur parti de votre Stripe ou PayPal données.
8. Automatisez les tâches de facturation récurrentes
De nombreux outils comptables simplifient les procédures de facturation en vous aidant à effectuer automatiquement certaines tâches essentielles. Les services professionnels en bénéficieraient grandement.
Certaines tâches de facturation peuvent épuiser le budget de l'entreprise sans ajouter aucun avantage supplémentaire. Utilisez une suite logicielle comptable complète pour automatiser le travail manuel, gagner du temps et réduire les risques d'erreur humaine.
Prenez le temps de comprendre les principes fondamentaux de votre facturation puisque vous savez que c'est la dernière communication directe que vous avez avec votre client. Affinez votre ton de voix et utilisez un design élégant. Il y a plus d'avantages à bien servir les clients actuels et anciens : ils sont plus faciles à impressionner que les nouveaux clients potentiels.
Baremetrics surveille les revenus d'abonnement pour les entreprises qui génèrent des revenus par le biais de services basés sur l'abonnement. Baremetrics peut s'intégrer directement à votre passerelle de paiement, comme Stripe, et extraire les informations concernant vos clients et leur comportement dans un tableau de bord cristallin.
Baremetrics vous apporte des métriques, des relances, des outils d'engagement et des informations sur les clients. Parmi les éléments que Baremetrics surveille, on trouve le MRR, l'ARR, la LTV, le nombre total de clients, les dépenses totales, le Quick Ratio, et bien d'autres.
