Démarrez 2025 du bon pied avec un budget annuel efficace en utilisant Forecast+

D'abord, qu'est-ce qu'un budget annuel ? 

Un budget annuel projette les revenus et dépenses, actifs et passifs, et la position de trésorerie d'une entreprise sur une période de 12 mois. Les budgets annuels peuvent également être appelés plan d'exploitation, plan d'exploitation annuel ou plan d'exploitation financier selon l'entreprise. 

Le suivi de l'écart entre votre plan d'exploitation annuel et les performances commerciales réelles est crucial pour la planification à long terme et le succès. 

L'ancienne façon de créer des budgets annuels 

Vous connaissez peut-être le dicton : « Pour un homme avec un marteau, tout ressemble à un clou ». 

De même, en ce qui concerne toute décision commerciale impliquant des calculs numériques, il y a de fortes chances qu'elles soient effectuées dans une feuille de calcul. 

Les équipes financières ont tellement abusé des feuilles de calcul que presque toutes leurs activités (planification, budgétisation et prévisions) sont effectuées avec des feuilles de calcul. Voici quelques-uns des principaux défis créés par cette dépendance excessive : 

• Difficultés de collaboration : La planification, la budgétisation et les prévisions nécessitent des contributions de presque tous les départements d'une organisation. Cette nécessité de collaboration s'accompagne de préoccupations en matière de sécurité et de défis liés à la gestion de l'accès multi-utilisateurs.
• Contrôle des versions : Avec plusieurs versions d'un budget en circulation, il peut être difficile de s'assurer que tout le monde travaille sur la version la plus pertinente (voir ci-dessous – ça vous dit quelque chose ? 😅 )

• Liens rompus et autres erreurs : Les erreurs humaines comme la saisie incorrecte de données ou une formule incorrecte sont toutes possibles dans les feuilles de calcul. Une simple erreur comme supprimer accidentellement une ligne ou effacer une cellule peut ruiner une feuille de calcul entière (nous avons tous vécu cela). Et sans piste d'audit, il devient difficile de se réconcilier avec la dernière version fonctionnelle avec des feuilles de calcul.
• Intégration des données : L'intégration de données d'autres sources est difficile, chronophage et manuelle. Par exemple, l'importation des chiffres réels de QuickBooks/Xero et leur comparaison avec le budget se font entièrement manuellement dans les feuilles de calcul. 

Comment créer un budget annuel avec Forecast+

Forecast+ a été créé en tenant compte des défis mentionnés ci-dessus.

Il permet aux équipes d'utiliser les données de métriques SaaS historiques pour prévoir la croissance de manière plus approfondie et précise dans son modèle de revenus, créer des métriques et des formules personnalisées, répondre à des questions compliquées sur des éléments comme l'effectif, la durée de fonctionnement et bien d'autres – tout en travaillant dans un environnement convivial. 

En d'autres termes, avec Forecast+, les utilisateurs peuvent :

• Accomplir plus sans avoir à embaucher plus de personnel pour l'équipe financière
• Prévoir les revenus futurs de manière détaillée en utilisant les données de métriques SaaS historiques
• Réduire les erreurs en éliminant les feuilles de calcul, et plus encore !

Exemples utilisant Forecast+

Forecast+ simplifie l'ensemble du processus de budgétisation et de prévisions. Par conséquent, contrairement aux feuilles de calcul traditionnelles, la budgétisation et les prévisions peuvent être effectuées en utilisant les mêmes étapes. 

Idéalement, une prévision de douze mois commençant en janvier 2025 est le budget pour 2025 (bien qu'il puisse y avoir une exception, qui peut être gérée avec Forecast+ également). 

Une fois le budget finalisé et approuvé par le directeur financier, le PDG et le conseil d'administration, il est enregistré dans Forecast+ comme un snapshot.

Des tableaux de bord résumant vos budgets à l'aide de graphiques et de tableaux peuvent être créés. Vous pouvez présenter ces tableaux de bord à votre conseil d'administration au lieu de créer des présentations PowerPoint chronophages.

Prochaines étapes :

• Une fois les livres fermés chaque mois, l'équipe Forecast+ peut mettre à jour les chiffres réels dans le modèle d'exploitation pour vous, ou c'est tellement simplifié et automatisé que vous pouvez le faire aussi en quelques clics.

Une fois que les chiffres réels sont mis à jour, le tableau de bord s'actualise automatiquement pour vous donner une comparaison réel par rapport au budget selon le niveau de détails et les différents paramètres pour lesquels vous souhaitez voir l'analyse des écarts.

Encore une fois, tout cela peut être fait par l'équipe Forecast+ pour vous, sous votre direction. Voici quelques exemples de rapports tirés d'un budget mis à jour par rapport aux chiffres réels.

1. Tableau récapitulatif du compte de résultat - Budget par rapport aux chiffres réels

2. Revenus - Budget par rapport aux chiffres réels

Pour en savoir plus sur la comparaison entre votre budget et vos données réelles, consultez notre article : Budget vs. Réel : comment utiliser l'analyse des écarts pour réussir votre SaaS

Comment construire des budgets à base zéro et des budgets supplémentaires avec Forecast+

Alors que la budgétisation supplémentaire s'appuie sur le budget ou les chiffres réels de l'année actuelle en ajustant les augmentations/diminutions attendues des revenus et dépenses, la budgétisation à base zéro prépare le budget de l'année prochaine à partir de zéro (c'est-à-dire à partir de zéro) en analysant les demandes budgétaires de chaque fonction. 

Bien que la budgétisation à base zéro soit chronophage, elle aide à éliminer les dépenses sans valeur ajoutée.

En utilisant Forecast+, vous pouvez adopter l'une des approches ci-dessus pour construire vos budgets. Vous pouvez également combiner les deux approches pour construire votre budget. Par exemple, certains éléments critiques peuvent être budgétisés en utilisant la budgétisation supplémentaire tandis que les éléments non critiques peuvent être budgétisés en utilisant la budgétisation à base zéro. 

Au fur et à mesure que vous choisissez une approche et commencez à construire votre budget, gardez à l'esprit que la budgétisation est plus efficace lorsqu'elle est réalisée en collaboration avec la direction et les employés de niveau inférieur. 

Le processus de budgétisation commence généralement par la direction qui détermine les moteurs clés suivants : 

• Scénarios à définir

• Hypothèses de levée de fonds/dette

• Nouveaux lancements de produits, expansions géographiques, etc.

• Attentes en matière de revenus, de marges et de bénéfice net descendantes

Ces moteurs peuvent ensuite servir de document directeur aux autres départements pour baser leurs hypothèses budgétaires. Voici quelques exemples : 

Conseil utile : Tenez vos membres d'équipe informés ! 

Cela vaut la peine de le répéter : Lors de la création d'un budget, consultez toujours, recueillez les commentaires et partagez les mises à jour avec les différentes équipes contribuant au budget. 

Cela garantira que les chiffres budgétisés sont non seulement réalistes, mais aussi plus précis. L'implication des employés dans le processus de budgétisation crée un sentiment d'appropriation et de motivation pour atteindre les objectifs fixés. Cela aide également à l'analyse des écarts à l'avenir. Si vous construisez votre budget sans votre équipe, vous risquez de les démoraliser en proposant des chiffres qui sont irréalistes et donc peu motivants à atteindre. 

Conclusion 

La budgétisation n'a pas besoin d'être une expérience pénible dans Excel. Avec le bon ensemble d'outils et les commentaires de votre équipe, elle peut être efficace et même passionnante. 

Vous cherchez un meilleur moyen de construire votre budget 2025 mais n'utilisez pas encore Forecast+ ? Réservez votre consultation gratuite avec nos experts en finance dès aujourd'hui.