Table des Matières
À la mi-janvier, nous avons fait notre première retraite en équipe. Comme nous sommes complètement à distance, c'était la première fois que la plupart de nos membres d'équipe se rencontraient et travaillaient ensemble en personne. Je vous montrerai comment nous avons planifié et budgétisé le voyage, ce que nous avons fait, ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.
Pourquoi faire une retraite du tout ?
Puisque développer notre équipe de moi tout seul à 6 personnes, à l'exception de moi qui ai rencontré quelques membres de notre équipe, personne d'autre n'avait jamais fait plus que des appels vidéo entre eux. Et bien que les appels vidéo fonctionnent bien pour les conversations rapides, ils ne donnent pas une bonne idée de la personnalité de chacun.
Faire une retraite nous a permis de passer beaucoup de temps ensemble et d'en apprendre davantage à ce sujet.
De plus, être au même endroit nous a donné l'occasion de vraiment faire du brainstorming et de planifier les mois à venir, ainsi que de résoudre certains problèmes plus importants de conception, de développement et de marketing.
Objectif : Déterminer le but du voyage
Pour cette retraite, nous avons décidé que nous l'utiliserions principalement pour travailler au même endroit et nous attaquer à certains projets qui seraient simplement plus faciles en personne. Certaines entreprises utilisent les retraites comme un moment pour prendre des vacances ensemble, d'autres l'utilisent principalement pour travailler. Nous avons choisi la route du « travail » puisque nous avons rarement l'occasion de le faire au même endroit.
Lieu : comment choisir où aller
Après avoir décidé de faire une retraite en janvier, nous devions choisir un lieu. Le consensus général était que tout le monde voulait un endroit chaud, étant donné que ce serait l'hiver.
Cela s'est essentiellement résumé à deux régions : le sud de la Californie et le sud de la Floride. Les températures moyennes dans ces deux endroits en janvier sont entre 21 et 24 °C, ce qui était aussi bien que nous pourrions l'obtenir sans quitter le pays.
Étant donné que nous faisions une retraite axée sur le travail, avoir un excellent lieu était crucial puisque nous y passerions beaucoup de temps. La ville réelle était moins importante (rétrospectivement, j'aurais dû mettre davantage l'accent sur la ville, mais nous verrons pourquoi bientôt). Je me suis ensuite dirigé vers AirBnB et HomeAway et j'ai simplement commencé à chercher jusqu'à ce que je trouve une poignée de belles maisons.
Nous avons été très démocratiques et avons laissé tout le monde voter. La majorité a tranché et nous nous sommes retrouvés avec une superbe maison à Palm Springs, CA.
La maison nous a coûté 4 200 $ pour 7 nuits.
Hébergement : choisir un lieu qui fonctionne
Qu'est-ce qui fait un excellent espace de travail pendant une semaine ? Comment cette maison à Palm Springs nous a-t-elle été utile ?
Espace pour dormir
Assurez-vous que vous avez assez d'espace pour que chacun ait son propre lit, et si possible, donnez à chacun sa propre chambre. Nous n'avons pas tout à fait pu le faire dans la maison que nous avons choisie. Tout le monde avait son propre lit, mais quelques personnes ont dû partager une chambre.
Plaisir
Assurez-vous qu'il y a des choses à faire autour de la maison pour vous détendre et vous clarifier l'esprit. Cet endroit avait une piscine, un bain à remous, un billard et un mini-golf et tout le monde en a certainement profité.
Espace pour s'étendre
Même si vous faites une retraite axée sur le travail, la plupart des gens aiment quand même avoir un endroit où ils peuvent s'asseoir et accomplir des choses par eux-mêmes.
Notre location avait une abondance de cela. Kaegan a même tenté un Darwin Award en travaillant à partir du bain à remous. Le temps était parfait toute la semaine, donc beaucoup de temps a été passé les pieds levés dehors en travaillant.
Cuisine
Cuisiner était une grande partie de la retraite et une excellente façon de passer du temps ensemble. Nous avions une cuisine intérieure et une cuisine extérieure et avons passé beaucoup de temps (en particulier au petit-déjeuner et au dîner) à cuisiner.
Assurez-vous que votre équipe mange bien... ne lésinez pas et n'achetez pas de la merde bon marché qui laisse tout le monde se sentir mal.
Voyage : amener tout le monde
Après avoir trouvé un lieu, l'étape suivante était d'amener tout le monde. Nous sommes répartis aux États-Unis et au Canada, donc trouver tous les bons vols pour amener tout le monde à peu près en même temps sans dépenser une fortune aurait pu être une source de stress énorme.
Mais par chance, il existe un excellent service appelé FlightFox qui s'en charge pour vous.
J'ai donné à Alex (mon « Expert » FlightFox) la ville de chacun et il a déterminé quelles compagnies aériennes et quels vols fonctionnaient le mieux.
Nous étions tous programmés pour arriver à environ une heure l'un de l'autre, et à part quelques retards de vol, nous sommes tous arrivés assez proches.
Voici une ventilation de ce que nous avons dépensé pour les vols à partir de la ville de chaque membre de l'équipe :
- Birmingham, AL – $335
- Lexington, KY – $664
- Denver, CO – $491
- Santa Fe, NM – $411
- San Luis Obispo, CA – $327
- Vancouver, Canada – $320
Oui, le billet d'avion du Canadien était le moins cher. Soupir.
Après notre arrivée à l'aéroport, nous avons loué une fourgonnette de manière généreuse. Remarque : j'adore les fourgonnettes. Cela nous a coûté 418 $.
En tant qu'équipe, nous avons dépensé un montant supplémentaire $300 en taxis et stationnement à l'aéroport.
Total pour les déplacements : 3 266 $.
Repas : Comment planifier les besoins alimentaires d'une équipe
Le sujet de la nourriture a d'abord été le plus grand facteur de stress pour moi. Nous avions 20 repas à planifier, ce qui est un cauchemar quand on considère les allergies alimentaires, les aliments que les gens détestent simplement, etc.
J'ai réalisé que je suranalysais la situation, et j'ai donc adopté une approche beaucoup plus décontractée.
Nous avons apparié tout le monde pour les dîners chaque soir et donc si c'était votre tour de cuisiner, vous aviez choisi le repas. Ensuite, nous sommes sortis manger 2 des nuits. Dîners : résolus.
Cela nous a laissé le petit-déjeuner et le déjeuner. Pour ceux-ci, nous sommes simplement allés à l'épicerie et avons chargé tout ce que quiconque voulait. Œufs, céréales, pain, bacon, saucisse, salade, fruits, légumes, etc. Nous avons fait quelques courses à l'épicerie tout au long de la semaine pour réapprovisionner au besoin.
S'est avéré être vraiment décontracté et facile. Donc, ne suranalysez pas. Tout le monde trouvera une solution.
En fin de compte, entre l'épicerie et les sorties au restaurant, nous avons dépensé $1,260, ce qui s'est élevé en moyenne à 30 $ par personne par jour.
Itinéraire : Tirer le meilleur parti de votre temps
Nous avons opté pour une retraite d'une semaine, spécifiquement du vendredi au vendredi. Dans l'ensemble, tout le monde semblait assez heureux de cette durée. Trop plus longtemps et je pense que nous aurions senti une surcharge de travail, trop peu et nous aurions perdu une partie de l'utilité.
Mais que fait-on un entretien en tête-à-tête ? pendant une retraite ?
Avoir une idée approximative à l'avance et donner une structure de haut niveau fait beaucoup. J'ai grossièrement planifié chaque jour par « Matin », « Après-midi » et « Soirée », mais je n'ai pas vraiment affiné plus que cela, en particulier pour la section « Matin », puisque tout le monde a des habitudes de sommeil légèrement différentes.
Au jour le jour
La plupart de chaque jour, c'était juste nous, en tant qu'équipe, travaillant ensemble au même endroit. Entremêlés, je ferais des entretiens individuels, les gens prendraient des pauses et iraient nager ou aller à la salle de sport, nous discuterions des problèmes de programmation et de conception... ce genre de choses. Le genre de choses que vous feriez dans un bureau.
Attention à ne pas surcharger votre emploi du temps.
Nous a avons quelques fois programmées pour des choses spécifiques...
Lancement
Le matin de notre premier jour complet, nous avons eu un lancement de retraite. J'ai fait une courte présentation sur toutes les choses que nous avons accomplies en 2014 et ensuite nos objectifs pour 2015 et comment les atteindre.
Tout le monde a posé des questions, fait des suggestions et exprimé des préoccupations et nous avons tout clarifié. Faire cela a aidé tout le monde à être sur la même longueur d'onde pour la semaine.
Discussions
Quelques jours après, nous avions réservé un après-midi pour discuter de certains processus et problèmes plus importants à l'échelle de l'entreprise. Des choses comme trouver une meilleure façon de gérer les bogues, des façons de réduire les distractions dans Slack, comment mieux gérer le produit dans son ensemble dans Trello.
Nous avons consacré quelques heures à cela en nous concentrant uniquement et nous avons résolu beaucoup de choses que nous metttons maintenant en pratique.
Grand projet
Au départ, je n'avais pas l'intention de faire une grande poussée de projet, mais au début, nous avons réalisé que nous étions vraiment proches d'avoir notre nouvelle fonctionnalité Forecast terminée, donc nous avons fait une poussée d'une journée et avons lancé notre Revenue Forecaster au milieu de la semaine.
Je serais prudent en faisant un projet qui prend toute la semaine, cependant. Je pense que cela prendrait probablement du temps à l'équipe dans son ensemble de passer du temps à se connaître et simplement traîner, étant donné que tout le monde serait tellement concentré sur la réalisation du projet à temps.
Histoires
Chaque soir, après le dîner, quelqu'un de l'équipe racontait son histoire. Généralement un mélange de votre histoire personnelle mais aussi comment vous avez fini chez Baremetrics. Super sans pression et léger.
Presque tout le monde m'a mentionné après que c'était leur partie préférée de la retraite et que cela avait beaucoup aidé à se connaître.
Sortir de la maison
Nous sommes sortis dîner un des soirs et quelques personnes sont allées se faire masser ou aller à la salle de sport, mais j'ai vraiment mal fait le travail de sortir tout le monde de la maison.
Il s'avère que Palm Springs a beaucoup de 2 choses : des terrains de golf et des communautés de retraités. Aucune des deux n'était très attrayante et nous avons vraiment eu du mal à trouver des choses amusantes à faire.
Il y avait beaucoup de « Hey, qu'est-ce que vous guys voulez faire ce soir ? » quand rétrospectivement j'aurais dû pré-planifier certaines choses à faire.
C'est définitivement quelque chose que j'changerai pour la prochaine fois.
Après la retraite
Une fois que la retraite a été terminée et que tout le monde était à la maison, j'ai sondé tout le monde sur ce qu'il aimait/n'aimait pas et ce qu'il ferait différemment la prochaine fois.
Il y avait deux grands enseignements de tout le monde :
1) Choisir un endroit avec plus à faire
2) Sortir et faire ces choses
Ce n'était pas que je forçais tout le monde à travailler, travailler, travailler, c'est que je n'ai pas bien forcé tout le monde à il ne travailler. Donc, la prochaine fois, nous choisirons un endroit avec plus à faire et je m'assurerai que nous sortions réellement et en profitions.
C'était notre première retraite, mais j'espère en faire une tous les 6 mois environ.
Total général de cette retraite était 8 750 $, ce qui est assez cher, mais nous avons réellement respect le budget prévu (10 000 $). Le fait de louer une seule maison au lieu de chambres d'hôtel séparées a économisé beaucoup d'argent. En fin de compte, c'était indubitablement worth the trip et la dépense et nous commencerons bientôt à planifier la prochaine.
Avez-vous organisé une retraite pour votre startup ? Qu'est-ce qui a fonctionné ou n'a pas fonctionné pour vous ?
