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Les affaires, comme la vie, peuvent être très imprévisibles, mais cela ne nous empêche pas d'essayer de prédire l'avenir.
Laisser passivement l'avenir se dérouler n'est pas une alternative acceptable qui mène à des résultats extraordinaires. Par conséquent, gérer une entreprise prospère nécessite de la prévoyance et des prévisions.
Nous avons souvent tort malgré nos meilleurs efforts pour planifier l'avenir. Nous l'attribuons généralement à nos capacités de prévision lorsque les choses se déroulent comme prévu. Sinon, nous nous demandons ce que nous aurions pu faire différemment ou blâmons le monde de ne pas jouer le jeu.
Les leaders exceptionnels se préparent même aux cas les plus improbables mais possibles. Les prévisions de scénarios peuvent nous aider à exécuter ces scénarios « et si ? » et à planifier à la fois le probable et l'inimaginable.
Ensuite, des événements sauvages comme une pandémie mondiale ou une pénurie dans la chaîne d'approvisionnement ne vous prennent pas de court.
Mais ce n'est pas seulement pour les grands événements mondiaux d'une fois par siècle. Les leaders et les gestionnaires peuvent utiliser les prévisions de scénarios pour planifier des sujets plus petits, comme l'évaluation d'un projet potentiellement nouveau. Ou ils peuvent utiliser des scénarios pour aider à déterminer la direction de votre entreprise dans des situations stratégiques plus importantes, comme se demander si vous devriez acheter votre plus proche concurrent.
La planification de scénarios peut vous aider à vous préparer à à peu près n'importe quoi.
Qu'est-ce que la prévision de scénarios ?
La prévision de scénarios est une méthode stratégique que les entreprises utilisent pour planifier divers futurs potentiels. Ces scénarios sont généralement basés sur les risques visibles et les incertitudes supposées entourant un ensemble de situations plausibles.
En bref, la modélisation de plusieurs scénarios « et si ? » vous aide à vous préparer pour l'avenir.
Généralement, la planification de scénarios vise à anticiper les changements résultant d'événements au sein de l'entreprise et de facteurs externes. Vous pouvez l'utiliser pour trouver des faiblesses dans votre organisation et vos hypothèses ou pour évaluer la viabilité de nouvelles idées, projets et stratégies.
À grande échelle, la prévision de scénarios peut être un aspect fondamental du développement de la stratégie et de la prise de décisions de planification à long terme. Mais les entreprises peuvent aussi l'utiliser pour des sujets plus petits et plus à court terme.
Par exemple, pour répondre à des questions comme :
- Devrions-nous ouvrir un nouveau lieu physique à Londres ?
- Est-il logique de développer un nouveau produit pour atteindre un marché jusqu'à présent non touché ?
Ou pour évaluer notre résilience et notre flexibilité dans une crise mondiale majeure.
Un exercice de planification de scénarios typique se concentrera sur deux à cinq scénarios. Certains experts en modélisation préfèrent l'extrémité supérieure, et d'autres préfèrent deux scénarios distincts.
Plus de cinq scénarios rendent difficile de garder vos hypothèses claires, tandis que trois n'est pas idéal non plus. La plupart des gens essaient de choisir le scénario du milieu — en choisissant soit l'option la plus modérée, soit la plus plausible qui correspond à l'« avenir officiel » actuel.
Dans de nombreux cas, deux ou quatre scénarios deviennent le nombre optimal pour réduire la probabilité de choisir le plan du milieu.
Parce que la planification de scénarios prend du temps, il est essentiel de la faire d'une manière qui ajoute de la valeur au développement de la stratégie de votre organisation. Chaque scénario doit être suffisamment distinct pour voir la divergence et fournir suffisamment de détails pour permettre une évaluation objective.
Ces scénarios peuvent vous aider à évaluer :
- Que se passe-t-il si vous n'observez initialement qu'une croissance faible pour votre nouveau produit ? Que pouvez-vous faire avant le lancement pour l'empêcher ?
- Quelle est la robustesse de votre chaîne d'approvisionnement en cas de sinistres multiples en parallèle ?
- Les technologies émergentes vont-elles rendre vos services obsolètes ?
Parce que les réponses à ces questions ne sont pas strictement quantitatives, la planification de scénarios peut fournir des informations plus précieuses pour les décisions stratégiques que les prévisions traditionnelles.
Mais cela ne signifie pas que les prévisions traditionnelles n'ont aucune valeur.
Prévision de scénarios par rapport aux prévisions traditionnelles
Les prévisions traditionnelles sont utilisées pour prédire l'avenir en fonction des données historiques. Une prévision traditionnelle se concentre sur un seul scénario — un scénario du milieu — montrant les hypothèses les plus modérées ainsi que le résultat le plus probable.
Mais les prévisions traditionnelles et les méthodes de planification à long terme ont un défaut majeur :
Elles sont souvent enracinées dans l'hypothèse que l'avenir ressemblera au présent.
Bien que cela soit parfois vrai, souvent ce n'est pas le cas.
Royal Dutch Shell est considérée comme la grand-mère de la planification de scénarios moderne pour les entreprises. Pendant plus de 50 ans, l'entreprise a développé et amélioré le processus de prévision de scénarios pour guider la stratégie à long terme et aider à se préparer aux crises potentielles.
Les personnes impliquées dans la pratique de la modélisation de scénarios de Shell croient que les scénarios doivent être plausibles mais non probables car ce ne sont pas des prédictions, contrairement aux prévisions traditionnelles. Un bon scénario doit fournir différentes façons de regarder l'avenir et trouver un équilibre entre le stimulant et le pertinent:
« Pertinent peut être trop familier, mais stimulant peut ne pas être entendu. » – Angela Wilkinson et des Roland Kupers, Harvard Business Review: Living in the Futures.
Un truc consiste à développer l'histoire du scénario, puis à la quantifier. Une conviction fondamentale de l'équipe de modélisation de scénarios de Shell porte sur le biais d'optimisme que la plupart des gens portent, avec une tendance à rechercher des modèles familiers, devenant aveugle à l'inattendu.
Mais l'inattendu peut entraîner d'énormes perturbations, présentant soit une énorme opportunité, soit un risque important pour les entreprises qui supposent que le statu quo se poursuivra.
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Prévision de scénarios |
Prévisions traditionnelles |
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Le processus de prévision de scénarios
La prévision de scénarios peut être complexe et chronophage, mais les insights obtenus peuvent être inestimables.
Dans les cadres traditionnels, la planification complète des grands scénarios peut prendre plusieurs mois, de l'atelier initial aux résumés finalisés pour l'examen par la direction. Du début à la fin, il y a des séances de brainstorming et des entretiens, de la recherche et de la rédaction, et finalement, les scénarios sont rassemblés.
Planification de scénarios pour votre SaaS peut également prendre du temps, bien qu'avec les bons outils, cela ne devrait pas être un processus qui dure des mois.
1. Identifier les facteurs clés et les données
La première étape pour élaborer une prévision de scénarios est d'identifier le problème que vous essayez de résoudre ou la question à laquelle vous essayez de répondre. Cette étape est essentielle car elle restreint le champ de vision de l'équipe à partir d'un nombre d'options apparemment infini.
La phase initiale de la planification de scénarios implique de poser de nombreuses questions de clarification pour déterminer l'orientation des scénarios :
- Quelle est la plus grande menace pour notre domination du marché ?
- Devrions-nous développer une nouvelle fonctionnalité ?
- Est-ce qu'il serait judicieux d'acheter un concurrent ?
- Ou des sujets plus larges comme quels développements géopolitiques potentiels pourraient avoir un impact sur notre stratégie actuelle au cours des prochaines années ?
Une fois le problème clairement défini, les questions ne s'arrêtent pas. Des points supplémentaires doivent être abordés concernant les données nécessaires pour l'analyse et les facteurs internes impactant le scénario.
- Quelles informations sont nécessaires pour votre prévision ?
- Quels sont les principaux moteurs internes influençant vos résultats ?
- Aussi peu probables soient-elles, y a-t-il des facteurs mineurs qui pourraient également avoir des impacts significatifs ?
La dernière partie de cette première étape consiste à identifier l'emplacement des informations nécessaires. Cela peut être un chemin critique, en particulier si sécuriser l'accès aux données pourrait être difficile.
L'option la plus simple, en particulier pour une entreprise SaaS, est d'avoir la plupart (ou la totalité) des données nécessaires bien organisées dans un outil unifié, comme un système financier lié à vos métriques CRM et autres analyses. Lorsque les données résident dans des systèmes informatiques immatures ou même en externe, c'est-à-dire dans une autre unité organisationnelle ou en dehors des systèmes de l'entreprise, les sécuriser devient crucial.
2. Identifier et tenir compte des forces externes
En tant que gestionnaires et individus, nous imaginons exercer un contrôle total sur nos futurs, oubliant que nous sommes souvent sujets à des facteurs et influences externes. Définir ces forces est essentiel pour créer des scénarios significatifs.
Les facteurs externes qui impactent massivement votre prévision peuvent varier des événements indésirables ordinaires aux événements de type cygne noir qui sont presque impossibles à imaginer.
Considérez les exemples suivants de facteurs d'influence potentiels :
- Les changements dans les préférences des clients favorisent un type de service plutôt qu'un autre. Nous ne sommes pas loin du moment où les gens écrivaient des chèques papier à l'épicerie et se rendaient à l'agence physique d'une banque.
- Les tendances générales des consommateurs affectant la façon dont les gens utilisent les médias. Rappelez-vous, il y a vingt ans, Netflix livrait des DVD par courrier.
- Les récessions se produisent régulièrement mais semblent toujours surprendre les gens.
- Les pandémies mondiales, comme la COVID-19 ou un tremblement de terre, sont des événements vraiment rares. Mais quand ils se produisent, ils peuvent laisser un énorme chemin de destruction.
Vous pouvez également mettre les facteurs internes de l'entreprise en dehors du contrôle du planificateur de scénarios dans cette catégorie. Il y a peut-être un plan non encore annoncé de scinder une division ou d'éliminer un produit existant qui pourrait avoir un impact majeur sur une variété de scénarios.
Il pourrait même y avoir des facteurs apparemment mineurs qui pourraient avoir des effets significatifs. Imaginez que le budget AdWords est réduit de moitié après quelques mois plus lents, réduisant drastiquement votre flux de prospects entrants.
Bien qu'il soit impossible de considérer toutes les forces externes possibles et leurs relations et interdépendances, utilisez l'imagination et la créativité de votre équipe. Cela peut ne pas être si critique pour des sujets de planification de scénarios plus petits. Essayez d'aller au-delà des facteurs et forces évidents pour atteindre la limite des possibilités réelles, en particulier pour la planification stratégique à long terme.
3. Prioriser les incertitudes
La liste des facteurs et forces potentiellement impactant votre scénario peut sembler sans fin. Une fois que vous avez identifié autant de facteurs et d'influences que possible, il est critique de prioriser les incertitudes.
Avec l'équipe, déterminez les plus critiques, puis optez pour les 2-5 scénarios et facteurs qui peuvent fournir les plus d'insights. Cette priorisation peut aider l'équipe à allouer un temps et des ressources limités pour aborder une courte liste d'incertitudes cruciales.
La modélisation de centaines de variables pourrait prendre des années, même avec de puissants ordinateurs à votre disposition.
4. Raconter l'histoire du scénario
Ajouter des chiffres trop tôt peut fausser vos scénarios pour qu'ils soient beaucoup plus ternes et non représentatifs que d'attendre jusqu'à la fin. Dans le modèle Shell pour la construction de scénarios mentionné précédemment, la quantification des scénarios est l'une des dernières étapes.
Premièrement, développez l'histoire derrière le scénario. Ce n'est que lorsque l'histoire est claire, plausible et pertinente que vous pouvez construire le modèle autour d'elle. Les chiffres qui en sortent sont plus crédibles, et s'appuyer simplement sur des modèles quantitatifs peut cacher vos hypothèses au lieu de vous permettre de les affiner.
Même à ce stade tardif du processus de planification de scénarios, il vaut la peine de remettre constamment en question vos hypothèses, même celles les plus centrales à votre modèle. L'exercice de planification de scénarios vise à détruire la croyance que l'avenir ressemblera au présent et à s'assurer que votre entreprise est aussi bien préparée que possible pour plusieurs futurs.
5. Exécutez les données dans le nouveau modèle
Après avoir quantifié vos facteurs et développé vos histoires de scénarios, vous pouvez enfin exécuter vos données dans le modèle. Comme pour la création de l'histoire, continuez à remettre en question vos hypothèses.
Modifiez continuellement vos variables pour vous assurer que le modèle a du sens et que vos hypothèses ne sont pas ridiculement erronées. Si vous mettez en place votre modèle de scénario seulement pour découvrir que vous brisez les limites de la réalité, il est temps de réévaluer.
Comment la prévision de scénarios influence votre entreprise
Tout ce discours sur les histoires, les scénarios et la compagnie pétrolière Royal Dutch Shell est-il trop nébuleux ? Relions-le aux réalités de la gestion d'une entreprise SaaS.
Comme pour la prévision traditionnelle, la prévision de scénarios vise à prendre de meilleures décisions concernant votre entreprise et à vous assurer que vous êtes préparé pour l'avenir. Si vous pouvez imaginer et modéliser quelques alternatives à l'« avenir officiel », il est beaucoup moins probable que vous soyez pris de court chaque fois que les choses ne se déroulent pas comme prévu.
Embauche et support
Une grande partie de la gestion d'une entreprise implique d'avoir le bon produit ou d'être de la bonne taille. La bonne taille pour votre personnel dépend largement du chiffre d'affaires et de sa croissance.
Vous arriverez probablement à un scénario « le plus probable » par vos processus de planification. En fonction de cela, vous aurez un assez bon modèle de ce que l'avenir apportera et ce que cela signifie pour les besoins en personnel de votre entreprise SaaS. En utilisant la planification de scénarios pour prévoir les revenus et développer une perspective plausible pour vos métriques SaaS vous pouvez vous assurer que vous travaillez vers un niveau de personnel correct.
Par exemple, supposons que vous projetiez que le revenu mensuel récurrent (MRR) de votre entreprise triple au cours des six prochains mois. Dans ce cas, il est juste de supposer que vous devrez également embaucher du personnel supplémentaire pour soutenir ces nouveaux clients.
D'un autre côté, imaginez que la plupart de vos scénarios pointent vers des taux de conversion décroissants entraînés par un changement dans les intérêts des consommateurs. Bien sûr, vous avez plusieurs options. Mais la plupart impliquent d'adapter ou de limiter l'investissement dans le produit actuel et de pivoter vers quelque chose de nouveau.
Ou si vous vous attendez à une récession au cours des 12 à 18 prochains mois qui aplatira votre demande de clients, ralentissant la croissance de votre SaaS, il serait judicieux d'envisager d'implémenter des leviers pour développer une capacité de service flexible.
La prévision de scénarios vous aide à identifier le scénario le plus probable et à dimensionner correctement votre entreprise.
Produit
La prévision de scénarios peut vous aider à développer de meilleurs produits, plus demandés, en construisant votre feuille de route produit sur le scénario le plus probable.
Imaginez que votre équipe ait une idée pour un nouveau produit. Lancer un nouveau produit sur le marché peut être coûteux et risqué. Bien que bon nombre de ces risques puissent être atténués, plusieurs facteurs externes peuvent influencer le résultat.
La planification de scénarios peut aider à répondre à des questions critiques sur les coûts et les revenus pour décider si le développement d'un nouveau produit est une bonne idée.
Les questions internes à aborder sont :
- Combien coûtera le lancement du produit sur le marché avec succès ?
- Combien de temps dure la phase de développement ?
- Quelle est la probabilité de terminer à temps et dans le budget ?
- Pouvons-nous sécuriser les ressources pour compléter le produit par nos réserves de trésorerie ou un investissement externe ?
Et voici les questions externes :
- À quoi ressemble la courbe de croissance, et quand pouvons-nous nous attendre à atteindre XX 000 $ en MRR ?
- Quel est le risque que les clients rejettent le produit ?
- Y a-t-il une chance qu'un concurrent lance une fonctionnalité similaire avant que nous ne puissions la livrer ?
Bien qu'il soit impossible de dériser complètement la gestion de votre entreprise, la prévision de scénarios peut aider. En modélisant différents scénarios et en procédant avec le plus probable, il est possible d'améliorer la prise de décision interne pour votre entreprise SaaS.
Disponibilité des produits et pile technologique
Votre pile technologique est critique pour l'entreprise lorsque vous gérez une entreprise SaaS. La prévision de scénarios peut aider à maintenir votre produit en fonctionnement en vous montrant quand vous aurez besoin de quelles améliorations de pile technologique.
Votre SaaS repose sur de nombreuses variables liées à la technologie, des langages de programmation que vous choisissez pour le front-end et le back-end à votre fournisseur de services cloud et bien d'autres. Ces variables impactent votre disponibilité et la satisfaction des clients, qui changeront probablement à mesure que votre service se développe et que votre base de clients augmente. Il n'est pas possible d'utiliser la même configuration lorsque vous servez 50 clients et lorsque vous en servez 5 000 ou 50 000.
Il est aussi possible de retourner le scénario. Qu'en est-il de la modélisation de l'impact d'une mise à niveau de votre pile technologique ?
Votre pile technologique peut aussi vous aider à stimuler la croissance de l'entreprise. Modéliser plusieurs scénarios peut vous aider à déterminer quand il est temps de mettre à niveau et comment ajuster différents aspects de votre pile technologique pour assurer une disponibilité maximale et une satisfaction des clients.
Pourquoi vous avez besoin de la prévision de scénarios
Bien que la prévision de scénarios semble complexe, la plupart des gens exécutent constamment une forme de modélisation de scénarios dans leur vie personnelle et professionnelle. Ce n'est pas un processus formel, et beaucoup ne l'appelleraient pas prévision de scénarios, mais c'est ce que c'est — planifier le résultat de différents scénarios en fonction des risques visibles et invisibles et des hypothèses.
Formaliser le processus dans votre entreprise peut vous aider à prendre de meilleures décisions et à vous préparer de manière proactive à un avenir imprévisible.
Et la planification de scénarios pour vos métriques SaaS n'a pas besoin d'être complexe — les outils comme Baremetrics simplifient la modélisation. Bien que vous ne puissiez probablement pas éviter de consacrer du temps et des efforts au développement des histoires et à la définition des hypothèses et des variables, vous pouvez rendre la modélisation de ces histoires beaucoup plus facile à gérer.
Forecast+ de Baremetrics vous permet de créer facilement et rapidement plusieurs scénarios pour modéliser tous les résultats possibles pour votre entreprise.
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