Tenue de livres pour votre entreprise SaaS

Un comptable est responsable de la tenue d'informations précises et à jour sur la santé financière de votre entreprise.

Bien que les comptables et les experts-comptables partagent certaines responsabilités, par exemple la préparation des déclarations fiscales ou la production des états financiers de fin d'année, le devoir principal d'un comptable est de maintenir l'ordre dans les finances de base et quotidiennes.

Ceci est généralement réalisé avec le système de comptabilité en partie double discuté ci-dessous.

Comptabilité : Ce qu'il ne faut pas faire

Quand j'ai d'abord lancé mon entreprise B2B en ligne, ma « comptabilité » consistait à conserver toutes les factures dans un pot de cornichons ainsi qu'des excuses à mon expert-comptable chaque année.

Non seulement cela signifiait un mois d'avril stressant, mais cela signifiait aussi que j'ai manqué des dépenses valables, je n'avais aucune idée de combien d'argent je dépensais au jour le jour, et je n'avais aucune donnée exploitable sur mon entreprise qui aurait pu être utilisée pour la planification stratégique. Évidemment, je ne recommande pas ceci, même si un cornichon reste une excellente collation.

J'ai été sauvé (de force) par un banquier. Il m'a dit sans détour que mon « système » de comptabilité entraînerait un refus de mon prêt bancaire à court terme et un risque potentiel de problèmes fiscaux à long terme.

Après tout, une comptabilité bien tenue est le seul antidote à un audit fiscal.

Outre les recommandations pour les logiciels de comptabilité disponibles, mon conseil préféré de leur part était de retirer les reçus de mon pot de cornichons chaque semaine, d'enregistrer toutes les informations dans une feuille de calcul, d'écrire un numéro en haut du reçu pour un renvoi facile, puis de coller le reçu dans un album photo comme sauvegarde.

(Conseil : utilisez un code qui comprend des lettres indiquant le type de dépense, la date et un numéro commençant par 0001 pour les classer pendant l'année.)

Bien sûr, il existe des applications que vous pouvez utiliser pour télécharger des images de vos reçus afin de conserver tous les fichiers en format numérique, mais je vous conseille d'en discuter avec un expert-comptable avant de jeter les reçus originaux.

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Mais que faire si vous avez trop de reçus et de factures pour pouvoir le faire ?

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Avant d'entrer dans le détail de la raison pour laquelle vous avez besoin de comptabilité, examinons quelques-unes des terminologies de base utilisées en comptabilité. Que vous envisagiez de suivre un cours de comptabilité, de rechercher un emploi de comptable ou simplement d'organiser votre entreprise, les termes suivants sont ceux que vous rencontrerez régulièrement et que vous devriez comprendre.

Terminologie clé de la comptabilité

• Comptes créditeurs est le compte utilisé pour suivre tout l'argent que vous devez aux fournisseurs. Il s'agit généralement d'une dette très à court terme, généralement à rembourser dans les 90 jours ou moins selon le contrat, soit par une dette à plus long terme (une ligne de crédit), soit par un actif (des liquidités). Un exemple personnel est votre carte de crédit : vous pouvez payer un nouveau bureau avec votre carte de crédit aujourd'hui, puis le rembourser à partir de votre compte chèques le mois prochain.

• Comptes clients est à l'inverse le compte de tout l'argent qui vous est dû par les clients. Selon votre cycle de facturation, que vous utilisiez une application tierce pour traiter les paiements, etc., il s'agit généralement d'argent que vous pouvez vous attendre à voir arriver sur votre compte chèques dans le mois ou deux à venir. Les comptes clients d'une entreprise sont les comptes créditeurs d'une autre. Alors que vous enregistrez le coût du bureau dans vos comptes créditeurs, la banque enregistre votre dette de crédit dans ses comptes clients.

• Actif sont tout ce que votre entreprise possède. Cela peut être n'importe quoi, d'un bâtiment commercial à des trombones, des comptes clients ci-dessus à toute propriété intellectuelle que vous avez créée. Les actifs peuvent être achetés avec vos investissements et vos bénéfices (équité) ou des prêts (passifs), d'où Actifs = Passifs + Équité.

• Bilan : Le bilan est l'un des quatre principaux états comptables, avec le compte de résultat, les flux de trésorerie le relevé, et l'état des capitaux propres. Il détaille la situation financière de votre entreprise à un moment donné. Le bilan aide à montrer ce que votre entreprise possède et doit, avec vos actifs à gauche et les passifs et capitaux propres à droite.

• Capital est l'ensemble des actifs actuellement disponibles de l'entreprise à investir, dépenser, etc. Il peut être utilisé pour comprendre la santé financière de votre entreprise car plus capital aide votre entreprise à être agile face aux nouvelles conditions du marché.

• Coût des marchandises vendues est le coût de votre produit directement. Cela comprend le travail et les matériaux que vous mettez dans chaque produit, mais pas tous les coûts indirects tels que ceux de la distribution et des ventes.

• Actif courant sont tout votre argent et tout ce qui peut être converti rapidement en argent. Cela comprend les liquidités, les investissements, les stocks et les comptes clients.

• Passifs courants sont toutes vos dettes qui doivent être payées dans un proche avenir. Cela comprend les emprunts à court terme de la banque et les comptes créditeurs.

• Amortissement est la diminution de la valeur d'un actif au fil du temps due à l'usure ou simplement à l'âge.

• Comptabilité en partie double est un système qui vous permet de suivre tous les actifs, passifs et capitaux propres. Le comptable enregistre chaque transaction deux fois dans deux journaux différents, une fois à gauche (« débit ») et une fois à droite (« crédit »). En plus de prévenir les erreurs, la raison pour laquelle chaque transaction est écrite deux fois est de vous donner une vue plus honnête de votre entreprise. Si vous dépensez 300 $ sur une carte de crédit pour acheter une nouvelle configuration d'éclairage pour photographier vos produits pour votre boutique en ligne, votre entreprise ne vaut pas magiquement 300 $ de plus. Elle a un nouvel actif de 300 $ à placer du côté débit d'un compte, mais elle a aussi un passif correspondant de 300 $ à placer du côté crédit d'un autre compte.

• Capitaux propres est tout l'argent que vous investissez dans l'entreprise et tous les bénéfices accumulés (c'est-à-dire le bénéfice que vous ne vous versez pas pour vivre). Avec les passifs, c'est le moyen principal de financer vos activités commerciales. Vos capitaux propres totaux correspondent approximativement à l'argent que vous gagneriez si vous liquidiez votre inventaire, vendiez tous vos actifs et régliez toutes vos dettes.

• Dépenses sont toutes les choses sur lesquelles vous dépensez de l'argent pour exploiter votre entreprise. Cela peut inclure le loyer, les services publics, les salaires et même les intérêts sur vos dettes.

• Compte de résultat : Le compte de résultat est l'un des quatre principaux états comptables avec le bilan ci-dessus. Contrairement au bilan, qui est un aperçu de la santé financière de votre entreprise, le compte de résultat couvre une période de temps. Il montre tous vos revenus et dépenses au cours de cette période, et (espérons-le) la différence positive entre eux, qui est votre revenu.

• Inventaire comprend tous les articles que vous avez achetés pour la revente mais que vous n'avez pas encore vendus.

• Journaux sont utilisés par les comptables pour enregistrer toutes les transactions quotidiennes. Chaque compte, par exemple les comptes clients et créditeurs mentionnés ci-dessus, a son propre journal. Ceux-ci sont utilisés par le comptable lors de la comptabilité en partie double.

• Passif sont simplement les dettes que vous devez. Elles vont des comptes créditeurs à payer dans les prochains jours aux hypothèques que vous rembourserez pendant des décennies (et les prêts étudiants à jamais).

• Paie est la façon dont vous payez vos employés, si votre entreprise en a. C'est une fonction de travail majeure du comptable car il doit suivre non seulement l'argent dû aux employés chaque vendredi, mais aussi le montant qui doit être retenu pour le gouvernement, et tout l'autre argent dû au gouvernement également. C'est une question fiscale et de conformité majeure et doit être faite avec soin.

• Revenus est l'argent collecté à partir de la vente de vos biens et services. Revenus est l'une des sections principales du compte de résultat.

• Balance de vérification est un moyen de tester si vos livres sont équilibrés avant de rédiger les rapports financiers et de clôturer les livres.

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L'importance de la tenue de livres pour votre petite entreprise

Que vous preniez vous-même la responsabilité de la tenue de livres, que vous contractiez des services de tenue de livres localement ou en ligne, ou que vous embauchiez un teneur de livres pour gérer ce travail, il y a de nombreux avantages accordés à votre entreprise.

• Avant tout, c'est le meilleur moyen de prévenir un audit et de gérer avec succès un audit si une autorité fiscale décide d'examiner plus en profondeur votre entreprise.

• Une fois en marche, la tenue de livres vous fait gagner du temps en mettant toutes les informations financières clés au même endroit et de manière lisible.

• Cela rendra la saison des impôts sans stress (plus de stress à manger des cornichons).

• Vous pouvez trouver des modèles saisonniers ou autres dans vos revenus.

• Les changements soudains dans les habitudes de dépenses sont immédiatement clairs.

• Les indicateurs clés de votre santé financière sont plus visibles, y compris les revenus, les dépenses, la rentabilité, etc.

Mettre vos données de tenue de livres au travail

Une fois que votre comptabilité est en ordre et que vous êtes à l'aise avec la tenue de livres au jour le jour, vous pouvez débloquer le plein potentiel des informations contenues dans ces feuilles de calcul grâce à la visualisation des données.

Trouver des modèles cachés dans vos ventes, voir le potentiel de croissance et savoir quel produit est sur le point de devenir la vedette de votre marché peut tout être fait en utilisant Baremetrics. La collecte et la compilation de données ne sont que les premières étapes, l'analyse des données étant une étape suivante nécessaire pour maximiser les ventes et rester au courant de ces comptes clients en souffrance.