Les principes de la comptabilité SaaS

Cet article approfondira les principes principaux de la comptabilité pour SaaS. Le blog Baremetrics dispose d'une tonne d'articles sur la comptabilité, alors assurez-vous de consulter certains de nos autres favoris !

Ici, nous examinerons ce qui rend la comptabilité pour SaaS différente de la comptabilité traditionnelle, ainsi que :

• Considérations pour la comptabilité avec SaaS, PaaS et au-delà

• Commandes, facturations et revenus

• Bilans

• Comptes de résultat

• Tableau des flux de trésorerie

• État des capitaux propres des actionnaires 

• Obtenir des métriques pour votre comptabilité

Baremetrics joue un rôle dans votre comptabilité SaaS en vous fournissant les métriques dont vous avez besoin pour remplir vos feuilles de relevé. 

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Qu'est-ce qui rend la comptabilité SaaS différente de la comptabilité traditionnelle ?

Lors de la gestion d'une entreprise SaaS, le suivi des revenus devient un défi unique. C'est parce que les clients sont facturés des frais d'abonnement, qui peuvent varier considérablement d'un mois à l'autre en fonction du modèle de tarification. Les clients changent souvent leur niveau de service et ajoutent ou suppriment des services supplémentaires, ce qui peut modifier le MRR de ce client.

Les produits SaaS doivent avoir une forte maîtrise de leurs données car leur entreprise change rapidement d'un mois à l'autre. L'utilisation d'outils de métriques commerciales spécifiques à SaaS est indispensable lors de la gestion de votre comptabilité SaaS.

Considérations clés spécifiques à la comptabilité SaaS

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise SaaS axée sur la croissance a besoin d'une comptabilité spécifique à SaaS :

• De petits changements dans la désabonnement, le revenu moyen par utilisateur, etc. peuvent entraîner d'énormes fluctuations du flux de trésorerie.

• Être capable de projeter avec précision les revenus dans l'avenir peut aider votre entreprise à maintenir une position de trésorerie solide afin que vous n'ayez pas besoin de chercher des investisseurs externes.

• Selon votre juridiction et vos revenus annuels, les impôts d'État et fédéraux (ainsi que la taxe de vente) pourraient vous obliger à respecter certains critères comptables.

• Conformément aux principes comptables généralement reconnus aux États-Unis (GAAP), vous ne pouvez pas reconnaître pleinement les revenus de vos contrats tant que les services n'ont pas été livrés. Avec des durées de contrat variables, différentes options de groupage, services supplémentaires, etc., les entreprises SaaS nécessitent la capacité et la flexibilité de reconnaître les revenus d'une manière cohérente avec leurs accords.

• Les entreprises SaaS ont également tendance à utiliser des logiciels comptables SaaS spécifiques et des outils de données provenant d'autres entreprises, même d'autres startups, ce qui nécessite que votre comptable possède des connaissances spécialisées.

• Des normes comptables SaaS précoces et cohérentes peuvent garder vos données propres, précises, facilement visualisables et exploitables. Vous ne voulez pas prendre l'habitude d'une comptabilité ad hoc lorsque votre entreprise est petite, pour découvrir plus tard que c'est un gâchis coûteux et difficile à démêler. Il est préférable de suivre les meilleures pratiques comptables SaaS dès le départ.

Comptabilité d'exercice par rapport à la comptabilité de trésorerie

Bien que nous ayons parlé de comptabilité de trésorerie avant, voici un bref résumé de la comptabilité de trésorerie par rapport à la comptabilité d'exercice, et pourquoi il serait peut-être mieux pour votre entreprise SaaS d'utiliser la comptabilité d'exercice dès que vous en aurez la capacité. 

L'utilisation ou la fourniture d'une entreprise « XaaS » complique votre situation fiscale car vous pourriez être tenu d'amortir les revenus ou les dépenses sur une longue période. Par exemple, si une entreprise vous paie 1 200 $ annuellement pour votre service, vous devrez peut-être reconnaître cela comme 12 paiements de 100 $ à la fin de chaque mois au fur et à mesure que les services sont rendus. C'est là que la différence entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d'exercice devient visible.

La comptabilité de trésorerie est basiquement ce qu'elle dit. Vous enregistrez les revenus lorsque l'argent entre dans votre compte et vous enregistrez les dépenses lorsque la facture est payée. Cela simplifie considérablement vos journaux car vous n'avez pas besoin de vous soucier des comptes créditeurs ou des comptes débiteurs. C'est particulièrement utile pour les petites entreprises et les grandes entreprises qui n'ont pas besoin de beaucoup d'inventaire.

• Avantages

• Simple

• Facile de savoir combien de liquidités vous avez en main

• Peut être avantageux sur le plan fiscal 

• Inconvénients

• Difficile de gérer les stocks

• Les autorités fiscales gouvernementales pourraient ne pas l'accepter

• Peut rendre les prévisions plus difficiles

• Pourrait faire paraître l'entreprise plus ou moins rentable sur papier qu'en réalité

La comptabilité d'exercice utilise les comptes débiteurs et les comptes créditeurs pour enregistrer les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées, respectivement. Cela peut être compliqué, mais la récompense est une vue plus claire et plus précise de la santé financière de l'entreprise. Pour cette raison, la comptabilité d'exercice est plus couramment utilisée par les grandes entreprises et est le choix préféré des autorités fiscales.

• Avantages

• Facilite et rend les prévisions plus précises

• Donne une représentation plus précise de la santé financière de l'entreprise

• Inconvénients

• Complexe

• Nécessite des services professionnels de comptabilité et de tenue de livres

• L'entreprise pourrait devoir payer des impôts sur les revenus gagnés mais pas encore reçus

Commandes, facturations et revenus

Trois considérations majeures lors de la comptabilité SaaS sont les commandes, les facturations et les revenus.

Jetons un coup d'œil à chacun d'entre eux.

Commandes

Les commandes représentent les engagements de vos clients à vous payer pour les services que vous fournissez. C'est une mesure prospective et représente la valeur des contrats que vous avez signés avec les clients au cours d'une période spécifiée.

Les commandes peuvent être séparées en différentes sous-catégories, y compris les commandes de renouvellement, les commandes améliorées, les nouvelles commandes et les commandes non récurrentes (par exemple, les frais de configuration ou les frais de formation). Les commandes ayant une période d'au moins un an peuvent être considérées selon la valeur annuelle du contrat des commandes, qui ne tient compte que de la partie du contrat de l'année en cours, ou la valeur totale du contrat des commandes, qui est calculée en fonction de la durée complète du contrat. 

Facturations

Les facturations sont l'argent que vous doivent vos clients. Ce sont les montants des factures facturées aux clients. Ils sont généralement enregistrés sur une période, généralement mensuelle ou pour toute l'année. 

Si votre entreprise SaaS a des commandes élevées mais des facturations plus basses, cela peut être un indicateur avancé de futurs problèmes de flux de trésorerie. Vous pouvez trouver ces informations facilement en générant des relevés de flux de trésorerie détaillés régulièrement, ce qui est discuté un peu plus bas. Essayer d'amener les clients mensuels à être des clients annuels par le biais de réductions, ou autrement inciter les clients à avancer leurs paiements est un bon moyen d'éviter ce problème.

Revenus

Les revenus sont le revenu que vous avez gagné en fournissant des services. Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous pouvez comptabiliser vos ventes au fur et à mesure que les services sont rendus. Si vous ne considérez que vos commandes et vos facturations lors de l'évaluation des performances, cela peut conduire à des chiffres gonflés. Vous ne voulez pas supposer un profit mensuel pendant des mois seulement pour découvrir que le client ne peut plus vous payer pour les services rendus. En fait, certaines entreprises réduiront leurs comptes clients impayés d'un certain pourcentage chaque mois qu'ils sont en retard, en supposant que plus le paiement est retardé, moins ils auront de chances de voir l'argent atterrir sur leur compte.

En parlant de revenus, pourquoi ne pas consulter notre article sur la façon de augmenter la croissance des revenus et développer votre entreprise plus rapidement.

Vous devriez vous inscrire pour l' essai gratuit de Baremetrics, et commencez à surveiller vos revenus d'abonnement avec précision et facilité. Consultez les mesures de revenus directement dans votre tableau de bord Baremetrics comme ceci :

Les relevés

Il y a quatre états financiers de base que chaque entreprise devrait produire régulièrement—non seulement parce que les autorités fiscales l'exigent, mais parce qu'ils offrent une idée claire de la situation de votre entreprise et de l'endroit où elle se dirigera afin que vous puissiez doubler les efforts sur ce qui fonctionne. Ces relevés sont le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et l'état des capitaux propres. 

Le bilan présente les informations suivantes sur votre entreprise :

• Actif

• Trésorerie et équivalents de trésorerie (tout ce qui peut être rapidement convertis en espèces, par exemple, des investissements liquides)

• Inventaire

• Comptes clients

• Actifs à long terme y compris l'équipement, les bâtiments, le mobilier, etc.

• Actifs incorporels (la valeur de votre marque, la valeur de votre propriété intellectuelle, etc.)

• Passif

• Comptes fournisseurs

• Taxe de vente

• Dette à court terme (par exemple, cartes de crédit)

• Dette à long terme (obligations émises, hypothèques, etc.)

• Capitaux propres

• Capitaux investis 

• Bénéfices non distribués

Notez que, bien que le bilan montre où se trouve votre entreprise à un moment donné, les trois relevés suivants sont produits sur une période et montrent comment l'entreprise a changé pendant cette période.

Le compte de résultat comprend les informations suivantes sur votre entreprise :

• Revenus

• Coût des biens vendus

• Bénéfice brut (revenus moins coût des biens vendus)

• Charges d'exploitation

• Bénéfice net

Le tableau des flux de trésorerie détaille les éléments suivants concernant votre entreprise :

• Changements dans l'inventaire

• Autres changements du fonds de roulement 

• Résultat d'exploitation

• Investissements en équipement, propriété, etc.

• Capital ajouté (investissements) ou retiré de l'entreprise (bénéfices réalisés, par exemple, dividendes)

• Tous les prêts remboursés ou nouveaux prêts contractés

• Flux de trésorerie net, c'est-à-dire le changement dans votre position de trésorerie

L'état des capitaux propres énumère les éléments suivants concernant votre entreprise :

• La participation de chaque actionnaire au début de la période

• Leurs parts de propriété à la fin de la période

• Tout changement qui aurait pu survenir dans ces positions au cours de la période

Métriques

Les métriques que vous pouvez obtenir, en particulier en tenant compte de vos facturations, réservations et revenus, à partir de livres bien rédigés basés sur les meilleures pratiques comptables SaaS, sont une partie essentielle du succès. Considérez la consultation de notre article qui discute lesquelles métriques vous devriez suivre aujourd'hui et comment Baremetrics peut vous aider à cet égard.

Baremetrics est un outil de mesure des performances commerciales qui fournit 26 mesures sur votre entreprise, telles que MRR, ARR, LTV, nombre total de clients, et plus encore.