Registre de paiement expliqué : ce qu'il est et pourquoi il est important

Table des Matières

Un registre de paiement est l'un des outils de base de la comptabilité. Il aide à enregistrer les paiements liés à un objectif spécifique. Cela peut être n'importe quoi, d'un petit projet au sein d'une entreprise aux activités de trésorerie quotidiennes complètes de l'ensemble de l'entreprise.

Un registre vous permet d'enregistrer l'article au moment où il est conçu, puis de le mettre à jour lors du paiement, ce qui signifie que vous n'oubliez pas les articles à venir ni ne manquez de suivre le paiement des articles précédents.

Les registres de paiement peuvent être utilisés pour suivre l'argent que votre entreprise doit ou l'argent qui est dû à l'entreprise. Par exemple, un propriétaire peut tenir un registre de paiement pour enregistrer le moment où le loyer mensuel est payé. Inversement, le même propriétaire peut également suivre toutes ses dépenses d'entretien sur un registre de paiement séparé pour s'assurer qu'il ne paie pas les entrepreneurs en retard.

Baremetrics fournit un tableau de bord facile à lire qui vous donne toutes les métriques clés de votre entreprise, y compris MRR, ARR, LTV, nombre total de clients, et plus directement dans votre tableau de bord Baremetrics. Consultez simplement ce compte de démonstration ici.

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Le tableau de bord affiche même un flux en direct de tous vos paiements entrants. De cette façon, il fonctionne comme un registre de paiement pour votre entreprise.

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Qu'est-ce qui est inclus dans un registre de paiement ?

Un registre de paiement inclut tout ce que vous voulez et dont vous avez besoin. Cela peut sembler vague, mais tous les registres de paiement n'ont pas besoin d'afficher les mêmes informations, et tous les comptables n'ont pas besoin d'avoir les mêmes informations à portée de main.

Certaines personnes peuvent se contenter du nom de l'entreprise, du montant dû et d'une case à cocher pour indiquer si la facture a été payée. D'autres peuvent avoir besoin de toutes ces informations, ainsi que d'une liste détaillée de tout ce qui est inclus dans le montant dû, de la date d'émission de la facture, de la date de paiement de la facture, du pays d'origine, d'une liste de toutes les transactions précédentes du client précédent, etc.

Les informations incluses peuvent également être dictées par les Principes comptables généralement admis (PCGR).

Si vous utilisez un registre de paiement pour collecter 10 $ auprès de tous les membres du bureau pour le fonds annuel du gâteau d'anniversaire, vous n'avez probablement pas besoin qu'il inclue beaucoup de détails.

Inversement, si vous espérez utiliser les informations sur les clients que vous avez recueillies pour une analyse de données haut de gamme, la collecte de plus d'informations est toujours préférable, en particulier lorsqu'elle peut maintenant être effectuée automatiquement sans dépense inutile de temps et d'énergie des clients ou des employés.

Le registre de paiement peut vraiment être aussi simple ou aussi détaillé que vous en avez besoin.

Cependant, examinons certains des éléments principaux qui peuvent être inclus.

Nom du client : Cet élément figurera sur tous les registres de paiement.

Montant de l'achat : Il s'agit d'informations de base qui vous indiquent le montant que votre client doit payer.

Type de paiement : Cela peut vous montrer comment le client a payé (carte de crédit, etc.) ou quelle passerelle de paiement il a utilisée (PayPal, etc.). Cela pourrait être important pour déterminer combien de frais vous dépensez ou si l'une de vos passerelles de paiement pourrait être supprimée sans nuire trop à votre revenu mensuel récurrent global.

Transactions associées : Vous pouvez l'utiliser pour suivre d'autres transactions effectuées par le même client. Cela pourrait vous aider à calculer votre revenu mensuel récurrent d'expansion.

Dates de commande/paiement : Cela peut vous aider à comprendre quel est le délai entre le moment où votre service est commandé et le moment où le paiement est reçu.

Groupe : Sur Baremetrics, vous pouvez configurer des groupes en fonction de n'importe quoi pour séparer vos clients en groupes utiles pour l'analyse de données. Cela peut être basé sur le pays d'origine, le niveau tarifaire qu'ils ont sélectionné, la durée de vie de leur contrat, la taille de l'entreprise, ou même des attributs différenciant plus exotiques.

Notes : Parfois, il est important d'ajouter de petites informations sur un client à leurs différentes transactions dans le registre de paiement. Cela peut, par exemple, vous aider à vous rafraîchir la mémoire lorsque vient le moment d'interagir avec le client à l'avenir. Ces informations peuvent être utilisées pour ajouter une touche personnelle à les courriels.

Adresse : L'adresse du client peut également être importante, en particulier si des livraisons physiques doivent être effectuées.

Numéro de transaction : Donner à chaque ligne de votre registre de paiement un numéro unique peut aider lors du suivi de la transaction entre les feuilles de calcul de variation, etc. Si les liens sont écrasés, parfois un numéro unique est le moyen le plus rapide de localiser l'entrée du registre de paiement original.

Statut : Cela pourrait indiquer si la transaction a été complétée, échouée, payée, remboursée, etc.

Pourquoi utiliser un registre de paiement ?

Bien que surveiller votre compte bancaire pourrait être suffisant pour un individu, les petites divergences entre le solde affiché et les fonds réellement disponibles augmentent avec le nombre de transactions effectuées et peuvent mettre une grande entreprise complexe en difficulté.

Par exemple, les chèques peuvent mettre une semaine à apparaître sur votre relevé bancaire, tandis que les paiements par carte de crédit peuvent être affichés des jours plus tard. Avec les transactions quotidiennes se chiffrant par dizaines, centaines ou même milliers, ces divergences s'accumulent rapidement.

Si vous utilisez plusieurs passerelles de paiement, qui affichent également les transactions avec un délai et prennent du temps pour transférer de l'argent sur vos comptes où il peut être utilisé pour les activités opérationnelles, ce problème est d'autant plus aggravé.

Bien qu'un registre de paiement ne résout pas tous les délais, il aide à empêcher les délais de vous causer des problèmes de frais de découvert, de frais de retard de paiement et de tous les autres petits coûts qui peuvent vraiment nuire à la rentabilité d'une entreprise.

Quel est un exemple de registre de paiement ?

Voici un exemple simple d'un registre de paiement :

Registre de paiement
Numéro de transaction	Date d'échéance	Nom du client	Montant dû	Notes	Date de paiement
1
2
3
…

Bien que ce registre de paiement simple ne soit pas particulièrement complet, il vous donne néanmoins beaucoup d'informations. Avec un numéro de transaction pour rattacher ces informations à d'autres sources, vous pouvez accéder à d'autres détails ailleurs.

Avec à la fois une date d'échéance et une date de paiement, vous pouvez voir si un paiement a été effectué et, le cas échéant, s'il a été à temps. Vous pouvez également voir la valeur de la transaction et quel client a passé la commande.

Qu'est-ce que les registres de paiement dans les SaaS ?

Pour une entreprise SaaS, il est peu probable que vous disposiez d'un registre de paiement physique, bien que le suivi des informations importantes avec un stylo et du papier puisse toujours être utile, donc ne délaissez pas entièrement ces pratiques.

Par exemple, suivre sur un bloc-notes les plus grands clients au cours de leurs premiers cycles de facturation, les clients dont vous craignez qu'ils ne se désabonnent bientôt, ou les clients qui ont eu des défaillances de carte de crédit récemment vous rappellera de prendre soin supplémentaire pour vérifier leurs paiements lorsque leur frais d'abonnement est dû.

Cela dit, la majorité de vos activités de registre de paiement seront numériques et probablement dans le cloud. Vos passerelles de paiement fournissent probablement beaucoup d'informations sur les transactions—réussies ou non.

L'accès à ces informations pour les organiser dans un registre de paiement visuellement attrayant et facile à comprendre peut être difficile. C'est là que Baremetrics s'avère utile.

Utiliser Baremetrics comme registre de paiement pour SaaS

Baremetrics peut fonctionner comme un registre de paiement pour votre entreprise. En plus de toutes ses autres fonctionnalités remarquables, telles que Baremetrics Récupération pour prévenir les paiements échoués ou Annulations pour vous aider à comprendre pourquoi les clients partent afin que vous puissiez l'empêcher de se reproduire, il y a un flux en direct de vos paiements entrants.

Tous ces différents outils fonctionnent ensemble pour être un registre de paiement pour votre entreprise. Le flux en direct peut même filtrer les statuts de transaction spécifiques. Par exemple, vous pouvez voir uniquement vos nouveaux clients, les clients qui se sont mis à niveau, les remboursements accordés ou les paiements échoués.

L'utilisation de ces informations vous aide à prendre des décisions stratégiques en fonction du statut des transactions.

Examinons certaines de ces fonctionnalités :

Figure 1. Baremetrics Recover aide vos opérations de relance en localisant les comptes en souffrance et en récupérant les paiements perdus.

Figure 2. Baremetrics Cancellation vous donne des informations sur les raisons pour lesquelles des clients individuels se sont désabonnés afin que vous puissiez optimiser votre plateforme pour éviter que d'autres clients ne se désabonnent, pour reconquérir des clients perdus ou pour trouver de nouveaux utilisateurs.

Figure 2. Baremetrics Cancellation vous donne un aperçu des raisons pour lesquelles les clients individuels se sont désabonnés afin que vous puissiez optimiser votre plateforme pour empêcher d'autres clients de se désabonner, récupérer les clients perdus ou trouver de nouveaux utilisateurs.

Figure 3.1

Figure 3.b

Figure 3.2

Figures 3.1 et 3.2 affichent le flux en direct de toutes les transactions se déroulant sur votre plateforme. À droite, nous pouvons voir uniquement les charges échouées filtrées. Cela peut vous aider à obtenir les informations nécessaires pour prendre des mesures stratégiques en fonction du statut de la transaction.

Baremetrics surveille les revenus d'abonnement pour les entreprises qui génèrent des revenus par le biais de services basés sur l'abonnement. Baremetrics peut s'intégrer directement à votre passerelle de paiement, comme Stripe, et extraire les informations concernant vos clients et leur comportement dans un tableau de bord cristallin.

Baremetrics vous apporte des métriques, du dunning, des outils d'engagement et des informations client. Parmi les choses que Baremetrics surveille, on trouve le MRR, l'ARR, la LTV, le nombre total de clients, les dépenses totales, le ratio rapide, et plus encore.

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FAQ

Qu'est-ce qu'un registre de paiement ?

Un registre de paiement est un dossier comptable qui suit chaque paiement qu'une entreprise doit ou est due, en enregistrant chaque transaction à sa création et en la mettant à jour lors de son règlement.

Pensez-y comme à la source unique de vérité pour vos obligations de trésorerie. Pour une entreprise par abonnement, un registre de paiement capture les frais récurrents, les remboursements, les paiements échoués et les améliorations afin que rien ne tombe à travers les mailles du filet. Il peut être aussi simple qu'un tableur avec un nom de client, un montant dû et une case à cocher pour le paiement, ou aussi détaillé qu'un historique complet des transactions avec les dates des factures, les types de paiement et les codes de statut. Pour les fondateurs de SaaS et les responsables financiers gérant des centaines ou des milliers d'événements de facturation par mois, un registre de paiement numérique qui récupère directement auprès de votre processeur de paiement est la seule option réaliste.
Quelle est la différence entre un registre de paiement et un grand livre ?

Un registre de paiement suit un ensemble spécifique de transactions, comme l'argent dû ou reçu, tandis qu'un grand livre enregistre chaque transaction financière dans l'ensemble de l'entreprise.

Le grand livre est le dossier financier maître qui alimente votre bilan et votre compte de résultat. Un registre de paiement est plus étroit par conception. Il se concentre sur le mouvement des liquidités pour un objectif défini : un projet, un groupe de clients ou, dans le cas d'une entreprise SaaS, toute l'activité de facturation d'abonnement. Pour les entreprises par abonnement, un outil de suivi des paiements spécialisé est souvent plus utile qu'un grand livre pour les décisions quotidiennes en matière de revenus, car il met en évidence les métriques qui comptent vraiment, comme le MRR, les taux de paiement échoués et le statut de facturation, plutôt que des catégories comptables générales.
Que doit inclure un registre de paiement pour une entreprise SaaS ?
Un registre de paiement SaaS doit inclure, au minimum, le nom du client, le montant de la transaction, la date de facturation, le statut du paiement et l'ID de transaction, mais les entreprises par abonnement ont généralement besoin de plusieurs champs supplémentaires pour soutenir l'analyse des revenus.

Les champs utiles pour la facturation par abonnement incluent :
- Type de paiement et passerelle utilisée (pour suivre les frais de traitement par canal)
- Niveau de prix et intervalle de facturation (mensuel ou annuel)
- Transactions associées par client (pour calculer l'expansion du MRR et du LTV)
- Codes de statut de transaction tels que complété, échoué, remboursé ou contesté
- Segment ou groupe de clients pour l'analyse au niveau de la cohorte
Plus vos données de suivi des paiements sont structurées, plus elles deviennent utiles pour la prévision, l'analyse de la désabonnement et les rapports aux investisseurs. Baremetrics extrait ces données automatiquement de Stripe, Braintree et Recurly et les organise dans un tableau de bord en temps réel sans saisie de données manuelle.
Comment utiliser un registre de paiement pour réduire la désabonnement involontaire causé par les paiements échoués ?

Vous pouvez utiliser un registre de paiement pour identifier les modèles de paiement échoué tôt et déclencher une logique de nouvelle tentative automatique ou des séquences de relance avant qu'un abonné ne se désabonne.

La désabonnement involontaire, où les clients abandonnent parce qu'une carte expire ou qu'un paiement échoue plutôt que parce qu'ils ont choisi de partir, est l'une des pertes de revenus les plus récupérables dans une entreprise par abonnement. Un système de suivi des paiements en temps réel vous permet de filtrer les transactions par statut échoué, de voir quels clients sont à risque et d'agir rapidement. Baremetrics Recover automatise ce processus en réessayant les charges échouées selon un calendrier optimisé et en envoyant des e-mails de récupération de paiement ciblés, réduisant le montant du MRR perdu sur les comptes en souffrance sans suivi manuel de votre équipe.
Quelles plateformes offrent une récupération automatisée des paiements échoués pour les entreprises par abonnement ?

Baremetrics Recover est un outil intégré de récupération des paiements échoués conçu spécifiquement pour les entreprises par abonnement, automatisant les nouvelles tentatives de paiement et les e-mails de relance pour récupérer le MRR perdu.

Pour les entreprises SaaS, les paiements échoués sont un facteur de désabonnement silencieux que la plupart des équipes sous-estiment. Un outil de récupération dédié fait plus que réessayer une carte : il identifie quels comptes sont en souffrance, ordonnance la communication de suivi et suit la quantité de revenus récupérés au fil du temps. Baremetrics Recover se connecte directement à votre processeur de paiement existant, tel que Stripe, il n'y a donc pas d'intégration séparée à gérer. Vous obtenez une vue claire des abonnés à risque aux côtés du reste de vos métriques d'abonnement, ce qui facilite la priorisation de la sensibilisation et la mesure de l'impact sur votre taux de désabonnement global.
Comment fonctionne un registre de paiement pour la facturation d'abonnement sans feuilles de calcul manuelles ?

Un registre de paiement moderne pour la facturation d'abonnement se connecte directement à votre processeur de paiement et enregistre automatiquement chaque charge, remboursement, amélioration et défaillance, éliminant la saisie manuelle de feuilles de calcul.

Pour une entreprise d'abonnement traitant des paiements récurrents à grande échelle, le suivi manuel des paiements n'est pas seulement lent : c'est un risque. Les délais entre le moment où une charge est effectuée et celui où elle est inscrite sur votre compte bancaire signifient que votre feuille de calcul est toujours légèrement inexacte. Un registre de paiement basé sur le cloud qui s'intègre à Stripe ou Braintree capture les transactions en temps réel afin que vos données de facturation et vos métriques de revenu soient toujours synchronisées. Baremetrics fournit un flux continu de chaque événement de paiement dans votre base d'abonnés, y compris les nouvelles charges, les expansions et les transactions échouées, afin que votre responsable financier et votre équipe de croissance travaillent toujours à partir des mêmes chiffres.
Comment puis-je comparer mes métriques de paiement d'abonnement à celles d'autres entreprises SaaS ?

Vous pouvez comparer vos métriques de paiement d'abonnement, notamment le taux de désabonnement, la fréquence des paiements échoués et la croissance du MRR, aux données du secteur de Baremetrics Open Benchmarks, qui agrège les données anonymisées de centaines d'entreprises SaaS.

Connaître votre taux de paiement échoué ou votre taux de désabonnement involontaire isolément vous dit moins que de savoir comment ces chiffres se comparent à des entreprises ayant un MRR similaire ou opérant dans un secteur similaire. Baremetrics publie des données de repères ouvertes afin que les fondateurs de SaaS et les équipes financières puissent voir où ils se situent sans deviner. Si votre taux de paiement échoué est supérieur au repère pour votre segment, c'est un signal clair d'investir dans la récupération des paiements avant que cela ne s'aggrave en un problème de désabonnement plus important. Associez les données de repères à l'historique de votre propre registre de paiement pour identifier les tendances et fixer des objectifs de récupération réalistes.

Qu'est-ce qu'un registre de paiement ?