Comment créer un scénario du pire cas à l'aide d'un modèle financier SaaS

‍

Principaux points à retenir : 

• La planification du pire scénario aide les entreprises à contrôler les revenus et les flux de trésorerie afin qu'elles puissent atténuer les conditions potentiellement catastrophiques
• Il est essentiel de comparer les scénarios de base aux scénarios du pire cas pour identifier les problèmes potentiels de flux de trésorerie avant qu'ils ne surviennent 
• Si vous identifiez une tendance préoccupante dans les revenus, vous pouvez utiliser un logiciel de prévision financière comme Forecast+ pour évaluer comment des changements comme les réductions de dépenses ou le gel des embauches peuvent affecter votre résultat net

En tant que société de modélisation financière, nous avons aidé nos clients à naviguer à travers des périodes difficiles dans le passé. Ce qui est différent cette fois, c'est que nous avons ces conversations avec presque tout le monde, et les changements peuvent être très soudains. Nous voulons aider, et je crois que mon expérience avec d'autres sociétés SaaS pourrait vous être utile alors que vous planifiez l'avenir de votre entreprise. 

Cet article vous guidera tout au long du processus de création de prévisions basées sur des scénarios dans un modèle financier SaaS. Nous vous montrerons également comment évaluer votre nouveau plan. Si vous cherchez à créer plusieurs scénarios en utilisant Flightpath, suivez les instructions de l'article d'assistance ici à la place.‍

Prédisez vos revenus futurs avec les prévisions

Pensez aux scénarios comme des futurs possibles pour votre entreprise. 

Parce que nous ne pouvons pas savoir ce qui se passera, nous devons construire plusieurs scénarios pour avoir de la visibilité sur ce qui pourrions se passer. 

À ce moment, la majorité de nos clients se concentrent sur la préservation de leurs liquidités. C'est ce qu'ils devraient faire. Avoir de l'argent en banque vous donnera une énorme flexibilité pour vous adapter à des conditions changeantes qui peuvent durer longtemps, tout en vous permettant d'agir rapidement une fois que vous avez surmonté le pire de la tempête.  

L'objectif ultime de tout modèle financier devrait être de comprendre quel est votre solde de trésorerie chaque mois au cours des 12 à 18 prochains mois. 

‍

Comment créer des scénarios

Nous allons construire les scénarios sur ce modèle financier SaaS. Si vous n'êtes pas encore familier avec le modèle, je vous suggère de garder le message d'origine ouvert dans un autre onglet comme référence, mais de créer une copie de la version complétée du modèle financier ici. 

Nous allons modifier le modèle SaaS original pour inclure votre ancienne prévision et créer deux nouveaux scénarios de prévisions.

1. Préserver une copie de votre prévision existante

Tout d'abord, prenez votre objectif 2020 initial et appelez-le Objectif 2020. 

Oubliez-le maintenant. Chaque entreprise sera affectée par la pandémie de COVID-19, c'est juste une question de degré, alors attendez-vous à ce que votre ancien objectif ne soit plus pertinent. Cependant, votre Objectif 2020 sera utile à comparer alors que nous commençons à construire une perspective plus réaliste. 

Ensuite, créez un nouvel onglet et appelez-le quelque chose comme ceci.

Il n'a pas besoin d'être aussi verbeux, mais l'idée est que vous pouvez facilement identifier que c'est un ancien scénario et qu'il est codé en dur pour que vous ne l'éditiez pas accidentellement.

Copiez vos valeurs du modèle opérationnel existant valeurs et des mise en forme vers le nouvel onglet Objectif 2020. Ne dupliquez pas simplement l'onglet - assurez-vous d'abord de copier les valeurs, puis la mise en forme. Cela évite de dupliquer les plages nommées dans le modèle opérationnel original, ce qui les rend plus encombrants à utiliser dans les formules ultérieurement.

En savoir plus sur Prévisions de revenus SaaS.

2. Créer un scénario du pire cas

Ensuite, nous allons créer une copie carbone de votre modèle opérationnel - formules et tout - pour votre scénario du pire cas.

Au lieu de copier les valeurs, copiez les formules et la mise en forme. Répétez pour Plan d'embauche, et Modèle de revenus onglets. 

C'est un scénario pour vous aider à déterminer quoi faire si tout tourne mal. 

3. Créer un scénario de cas de base

Enfin, renommez votre modèle opérationnel en Modèle opérationnel - Cas de base.

Je vous recommande de faire la même chose pour le Modèle de revenus, et Plan d'embauche pour plus de clarté. C'est votre prévision opérationnelle pour les 12 prochains mois, et vous allez l'itérer et l'améliorer mensuellement. 

Ajustez votre prévision de revenus

Commencez par ajuster vos revenus. À des moments comme celui-ci, votre croissance des revenus peut ne pas être sous votre contrôle, car les clients réduisent les coûts partout où ils peuvent. 

Cas de Base

Pour notre scénario de cas de base, Je vous recommande de déterminer ce qui se passe si vos revenus récurrents restent stables ou se contractent légèrement au cours des 3 à 4 prochains mois, après quoi ils commencent à croître graduellement à nouveau.

Pour notre exemple d'entreprise Southeast Inc, nous supposons que nous aurons du mal à attirer de nouveaux clients et que les clients existants vont se désabonner à un taux plus élevé. J'ai également réduit les revenus d'expansion projetés. Dans l'ensemble, le MRR diminuera de 4% au cours des prochains mois.

Voici à quoi cela ressemblerait sous format visuel :

Ci-dessous se trouvent les mêmes modifications représentées dans le Modèle de prévision des revenus. Notez que j'ai codé en dur ces modifications directement au-dessus de nos formules existantes. 

L'objectif ici n'est pas d'essayer d'estimer l'ensemble des effets de la pandémie mondiale sur votre entreprise, mais ce que vous devez faire pour garder les lumières allumées. Gardez à l'esprit que nous ajustons cette prévision mensuellement au fur et à mesure que de nouvelles informations arrivent, ce qui signifie qu'à ce stade, vous devriez pécher par excès de prudence.

Pire cas

Dans le scénario du pire cas, vous devez faire des coupes beaucoup plus importantes. Sortez vos pires craintes paranoïaques et incluez-les dans votre plan. Est-il possible que vos revenus mensuels récurrents diminuent de 20 à 30 % au cours des prochains mois ? Et si le rétablissement de votre MRR actuel prend un an ?

Notre exemple d'entreprise Southeast Inc vend du SaaS aux aéroports. Il n'y a aucun moyen qu'ils s'en sortent sans impact négatif significatif sur leur entreprise. 

Voici le modèle de revenus du pire cas avec une réduction du MRR de 26 %. Notez que le MRR ne revient pas à la normale même à la fin de l'année.

En guise de rappel, vous faites cela pour comprendre les leviers à votre disposition si tout tourne mal. Vous devez comprendre comment vous sauverez votre entreprise si vos pires craintes deviennent réalité.

Prévision de l'impact des ajustements des dépenses

Lorsque vos prévisions et vos données de revenus ont clairement montré que vous faites face à un scénario du pire cas, il y a des étapes que vous pouvez prendre pour vous aider à décider quelles décisions vous devez prendre. Cela peut inclure de nouvelles stratégies pour promouvoir la croissance des revenus ou la trésorerie, ou faire des coupes pour traverser la tempête.

En examinant votre bénéfice/perte net nouvellement prévu aux côtés de votre solde bancaire, vous aurez une idée de l'ampleur des coupes que vous devez faire dans l'un ou l'autre scénario. La situation n'est pas aussi mauvaise qu'elle le paraît ici, mais elle est destinée à vous dire que si vous continuez vos activités normales, vous manquerez d'argent en quelques mois.

Examinons quelques-uns des changements potentiels que vous pouvez apporter et comment cela pourrait avoir un impact sur vos revenus prévus :

1. Évaluez votre prévision de dépenses
2. Mettez en place un gel des embauches
3. Réduisez les dépenses non essentielles
4. Envisagez des réductions de salaire
5. Envisagez les licenciements 

1 : Évaluez votre prévision de dépenses

Dans un environnement commercial normal, vos dépenses augmenteraient graduellement, quelque chose comme ceci :

Quand une entreprise semble prendre une mauvaise tournure, nous devons déterminer comment « arrêter l'hémorragie ». Cela signifie réduire vos dépenses suffisamment pour que votre entreprise ne coule pas. Dans le cas de base, cela ne signifie pas nécessairement des mesures drastiques - pensez à trouver des moyens de reporter votre croissance des dépenses. Dans le scénario du pire cas, cela va presque certainement entraîner des réductions de coûts dans tous les domaines de votre entreprise.

2 : Mettez en place un gel des embauches 

La masse salariale est généralement votre plus grande dépense et aura le plus d'impact. Une pause est aussi une décision rapide à prendre, contrairement aux modifications apportées à votre équipe actuelle. 

Un gel des embauches n'est pas non plus permanent. Une fois que vous avez un nouveau plan en place, vous pouvez commencer à lever progressivement le gel si vos finances le permettent. 

Dans le scénario de cas de base, j'ai arrêté toutes les embauches dans le Plan d'embauche jusqu'en août 2020, et j'ai changé le rythme d'embauche pour qu'il soit tous les deux mois au lieu de chaque mois.  

3 : Réduire les dépenses non essentielles 

Tout d'abord, évaluez vos dépenses par type et réduisez les autres types de dépenses que vous prévoyez de diminuer. Bon nombre de vos dépenses variables diminuent de toute façon (peu de gens ont besoin d'un billet d'avion en ce moment), donc tout ce que vous devez faire est de vous assurer que ces réductions de dépenses sont reflétées dans votre nouveau plan financier. 

Vous voudrez également ajuster les dépenses qui vont augmenter. Par exemple, votre équipe travaillant de chez elle pourrait avoir besoin de nouveaux équipements. 

Vous bénéficierez également d'une évaluation des dépenses par fournisseur. Je rencontre rarement des entreprises où le fondateur ou le PDG n'est pas un peu trop enthousiaste à l'idée de s'inscrire à de nouveaux outils SaaS attrayants. Ces outils sont oubliés, et pourtant le fournisseur continue à vous facturer. Si vos dépenses logicielles s'élèvent à, disons, 5 000 dollars par mois, il est difficile de déterminer combien de cela est réellement nécessaire en regardant simplement le chiffre seul.

Heureusement, il existe une meilleure façon. Ouvrez votre Résumé des dépenses par fournisseur rapport de QuickBooks et exportez les 12 derniers mois de données, séparés par mois. 

Cette vue vous permet de mieux comprendre quels outils ou services sont toujours utilisés et quels renouvellements annuels arrivent bientôt. Je regarde généralement d'abord le total, ce qui me permet de voir le coût global du service au cours des 12 derniers mois. Par exemple, ici j'ai surligné comment Southeast paie 26 400 dollars par an à Adobe pour ses licences Creative Cloud. Étant donné qu'ils sont déjà en train de passer à Figma, ce serait le moment de résilier un service qui n'est plus nécessaire.

Après avoir apporté ces modifications aux dépenses non essentielles, consultez à nouveau la prévision de trésorerie. Ces changements ont énormément aidé dans votre scénario de base où les revenus se contractent relativement peu.

Le pire cas s'améliore également. Au lieu de manquer d'argent en juin/juillet, nous envisageons un solde bancaire nul dans la période septembre/octobre. Puisque nous voulons que vous continuiez à exploiter votre entreprise, vous devrez trouver d'autres façons de réduire les coûts. 

4 : Envisager des réductions de salaire

Et si réduire tout ce qui n'est pas essentiel ne suffisait pas ? Étant donné que la masse salariale est probablement l'une de vos plus grandes dépenses, à un moment donné, vous devrez envisager des changements.

Nous avons vu des entreprises où seule l'équipe de direction accepte une réduction de salaire, mais des réductions à l'échelle de l'équipe ont également été envisagées. Gardez à l'esprit, cependant, que cela pourrait vous coûter des talents — de nombreux employés comptent peut-être sur ce salaire, et une réduction peut être dévastatrice pour eux personnellement. 

Commencez par modéliser quel serait l'impact de la mise en œuvre de réductions de salaire. C'est un processus itératif, vous pouvez donc commencer par ajouter uniquement les réductions que vous savez pouvoir faire et voir si c'est suffisant pour rester à flot. Si ce n'est pas le cas, vous reviendrez et passerez par une deuxième série de changements.

Mettez en œuvre des réductions de salaire en commençant par la direction. Voici un exemple d'une réduction de salaire de 25 %. 

5 : Envisager les licenciements

Supposons maintenant que vous ayez modélisé toutes les stratégies de réduction des coûts ci-dessus, et que de plus en plus d'annulations de clients arrivent.

Les licenciements doivent être un dernier recours, car ils pourraient vous faire perdre les meilleurs talents de manière permanente. Cependant, si des temps difficiles arrivent, il est probablement préférable d'agir rapidement et d'utiliser la réserve de revenus supplémentaires pour préserver plus d'emplois plus longtemps si possible. 

Quelles sont vos options ?

Si vous ne modifiez pas votre masse salariale, vous risquez de couler l'entreprise. À ce moment-là, vous pouvez oublier de prendre soin de quelqu'un de votre équipe. D'après ce que j'ai appris de nos PDG, il existe deux écoles de pensée sur la façon d'aborder cela. 

Dans la première option, vous ne licenciez que le nombre minimum de personnes requis pour que votre entreprise survive, compte tenu de tout ce que vous savez sur votre entreprise en ce moment. Si la baisse des revenus est temporaire, ce sera le seul licenciement que vous devez faire, et vous minimiserez l'impact sur votre équipe. 

Le contrepoint à cette approche est : et si ce n'était pas suffisant ? Et si les revenus continuaient à chuter, et que vous aviez besoin d'une autre série de licenciements ? Et puis une autre ? Cela affaiblira le moral de votre équipe car tout le monde se demandera si je vais être le prochain et quand allons-nous fermer ? L'école de pensée « Faire une fois » est également l'approche de David Ulevitch dans son article sur la gestion des licenciements.

Vous êtes la meilleure personne pour déterminer quelle est la bonne approche pour votre entreprise. Modéliser l'impact financier de l'une ou l'autre option est facile - c'est la décision de devoir se séparer de certains membres de votre équipe qui est la partie difficile.

Dans le scénario du pire cas, Southeast doit faire une réduction de salaire de 25 % au niveau exécutif, combinée à l'élimination de neuf de ses 34 employés. 

Après tous ces changements, nous avons enfin un plan qui a une chance de maintenir votre entreprise à flot.

Évaluer votre nouveau plan

Après avoir apporté tous ces changements à votre modèle, évaluez le nouveau plan. Il ne suffit pas que votre prévision de solde de trésorerie semble se stabiliser avec le temps - et si vos hypothèses étaient complètement fausses ?

Il n'y a aucun moyen de tout bien faire du premier coup, mais heureusement, nous avons des moyens d'itérer et d'améliorer votre plan. Commencez par examiner vos prévisions avec une vue plus large, mais sous plusieurs angles. C'est un moyen facile de repérer les erreurs par rapport à votre plan 2020 original, et de vérifier vos nouvelles hypothèses. Regardons cinq façons rapides d'évaluer votre nouveau plan.

Ventilation des dépenses dans le temps

Tout d'abord, vos dépenses du scénario de base devraient ressembler au graphique ci-dessous. Il y a une baisse claire des dépenses à court terme, après quoi les dépenses restent stables pendant quelques mois. Enfin, à mesure que vous prévoyez que l'entreprise se rétablisse à la mi-fin de l'été, la prévision des dépenses devrait également commencer à augmenter. 

La même chose ici, mais pour le pire cas. Les dépenses diminuent considérablement, restent stables pendant longtemps, et même quand elles commencent à augmenter, elles restent inférieures aux niveaux actuels pendant un certain temps. 

Comparaison aux chiffres de 2019

Deuxièmement, comparez vos prévisions en utilisant l'onglet Rapports. Je vous recommande de commencer par comparer chacune de vos prévisions aux chiffres de 2019. Cela ancre les prévisions nouvellement créées à quelque chose de familier et facilite leur comparaison.

Comme vous pouvez le voir, vous devriez toujours augmenter vos revenus de 30 % dans votre scénario de base, tandis que le pire cas est pratiquement plat malgré le coup porté à votre ARR. Cette vue vous permet également de faire vos premiers ajustements. Par exemple, semble-t-il réaliste que dans votre scénario du pire cas, vos coûts d'équipe Support, Engineering et Sales & Marketing diminuent de 7 à 12 %, mais votre General & Admin (G&A) ne diminue pas du tout ?

Il s'avère que cela a du sens, car bien que les dépenses G&A diminuent par ailleurs, Southeast s'est engagé dans un nouveau bail commençant en avril 2020 qui compense les économies ailleurs. Ce serait maintenant le moment de déterminer s'ils peuvent se retirer de ce bail.

Comparaison à l'objectif 2020

C'est là que vous commencez vraiment à voir l'impact des changements que vous avez apportés. Pour Southeast, leur ARR projeté en fin d'année est inférieur de 40 % à ce qui était prévu, et nous parlons uniquement du scénario de base. Cela représente près de 8 millions de dollars en revenus récurrents qu'ils n'ont pas disponibles en 2021 pour développer leur entreprise avec. 

Southeast était en bonne voie pour devenir rentable en 2020, mais dans le nouveau plan, ce n'est plus possible.

Le pire cas peint un tableau encore plus drastique avec une diminution de 60 % du TRA par rapport à l'objectif 2020. 

Cela dit, je soutiendrais que le scénario du pire cas pourrait impliquer des réductions trop profondes des dépenses. Le Sud-Est devrait toujours avoir 812 k $ en banque à la fin de 2020, après quoi le solde commence à augmenter. C'est plus que dans le scénario de base, et plus que la perte nette de l'année entière (qui équivaut ici à la sortie de trésorerie nette). En d'autres termes, l'entreprise pourrait rester stable pendant tout 2021 et avoir toujours de l'argent en banque.

Avant de revenir et de supprimer un ou deux licenciements, continuons notre examen et voyons s'il y a d'autres changements que nous devrions apporter. 

Vue trimestrielle

Ensuite, je regarderais les deux scénarios selon une perspective trimestrielle. C'est plus facile à regarder qu'une prévision mensuelle, tout en fournissant plus de détails que simplement l'aperçu annuel. 

Nous devrions examiner chaque poste du tableau ci-dessous et nous demander : « Comprenons-nous ce que signifie chaque changement ? » Si ce n'est pas le cas, révisez et ajustez.  

Par exemple, nous comprenons que les coûts de support diminuent de 231 k $ au T1 à 200 k $ au T2 en raison des licenciements que vous êtes forcé de faire. 

Mais savons-nous pourquoi les coûts d'hébergement et de prestation de services diminuent ? En regardant la prévision de plus près, nous pouvons voir que l'hébergement est prévu en pourcentage de votre revenu. Lorsque votre revenu devrait diminuer, vos coûts d'hébergement aussi. En réalité, la relation pourrait ne pas être aussi simple.

Lier les coûts d'hébergement au revenu est une bonne méthode de prévision pour une entreprise en croissance perpétuelle, mais que se passe-t-il si vous venez d'acheter un tas d'instances réservées que vous ne pouvez pas vraiment arrêter s'il y a moins de clients qui l'utilisent ? En d'autres termes, vos coûts d'hébergement pourraient ne pas baisser même si votre utilisation diminue (ou du moins pas tout de suite).

Si nous modifions la formule de prévision d'hébergement pour ne jamais descendre en dessous de votre coût d'hébergement mensuel le plus bas au cours des trois derniers mois, la prévision trimestrielle ressemble à ceci.

Le changement de coût d'hébergement seul a fait baisser votre solde bancaire de fin d'année de 812 k $ à 705 k $. C'est à peu près le coût d'un employé pour le Sud-Est. 

Vue trimestrielle - Pourcentage du revenu

Examiner vos dépenses en pourcentage des revenus est une autre façon utile de normaliser vos prévisions et de les rendre plus comparables entre elles. 

En comparant les deux scénarios ici, nous pouvons rapidement voir que nos dépenses de support sont proportionnellement similaires dans les deux scénarios. Après avoir apporté l'ajustement aux coûts d'hébergement minimum, nous pouvons voir que les coûts d'hébergement sont en fait proportionnellement taux de désabonnement dans le scénario du pire cas. 

Passez en revue le reste des postes pour repérer les valeurs aberrantes. Par exemple, est-il justifié d'avoir 40 % de votre revenu consacré à la vente et au marketing lorsque vos revenus s'effondrent ? Ou peut-être devez-vous continuer à investir en vente et marketing pour pouvoir attirer de nouveaux clients ?

Autres éléments à considérer

Voici quelques autres considérations qui pourraient améliorer votre potentiel de flux de trésorerie même en développant une nouvelle entreprise en démarrage ou en pénétrant un nouveau marché.

Prêts

Beaucoup de nos clients plus importants et rentables ont utilisé des prêts ou des lignes de crédit. Ils ont utilisé ces fonds pour maintenir un coussin de trésorerie confortable tout en investissant dans la vente, le marketing ou d'autres domaines de l'entreprise. 

L'essentiel ici est de modéliser vos options pour voir comment cela affecte votre situation financière.

J'ai inclus un onglet de prêt dans le modèle financier afin que vous puissiez voir par vous-même quel serait l'impact de contracter un prêt. Les remboursements du capital passent par votre bilan et sont automatiquement pris en compte dans votre projection de solde bancaire futur. De même, les paiements d'intérêts passent par votre compte de résultat et réduisent votre revenu net. 

Demander des conditions de paiement plus longues et recouvrir les créances clients

C'est une opération commerciale aussi standard qu'il existe. Vos fournisseurs pourraient généralement offrir des conditions de paiement NET30 - demandez NET60 ou NET90. Essayez de vous assurer que vos propres clients paient à temps - vous pouvez même offrir quelques points de pourcentage de remise pour paiement anticipé.

Offrir des rabais pour les abonnements annuels

Une excellente offre est difficile à refuser — et elle sécurise le revenu du client pour une année entière. C'est un excellent moyen d'inciter les clients à acheter, d'augmenter votre flux de trésorerie et d'avoir beaucoup de temps pour les aider à comprendre la valeur de votre produit ou service. 

Prendre des décisions stratégiques avec une prévision de revenus précise

Conserver la trésorerie ne signifie pas seulement faire des économies partout où vous le pouvez - bien que vous absolument deviez le faire aussi. Vous devrez explorer les moyens d'augmenter votre rentrée d'argent, que ce soit sous la forme de paiements anticipés annuels, de prêts ou de négociation de meilleures conditions avec les fournisseurs.

Cela dit, vous ne pouvez pas simplement changer les choses pour que vos clients paient annuellement, et les options de financement ne sont pas toujours disponibles en période d'incertitude. 

Les meilleurs logiciels de prévision financière peuvent vous aider à créer des prévisions précises qui tiennent compte du meilleur et du pire cas planification de scénarios. 

Forecast+ de Baremetrics aide les entreprises SaaS et les startups à prédire avec précision les prévisions de revenus grâce à des modèles financiers diversifiés qui peuvent tenir compte des tendances historiques, des performances actuelles et des scénarios du pire cas. Nous vous aiderons à prendre des décisions plus stratégiques en fonction de flux de trésorerie réalistes, améliorant ainsi votre revenu et votre stabilité commerciale à long terme. 

Fatigué de perdre du temps sur des feuilles de calcul ? Obtenez un essai gratuit de Baremetrics dès aujourd'hui !