Table des Matières
Si vous vous souvenez de notre discussion sur comptabilité (où vous pouvez trouver des définitions utiles de nombreux termes utilisés ici), qui traite de la différence entre la tenue de livres et la comptabilité, la comptabilité est similairement divisée en comptabilité d'exercice et comptabilité de trésorerie.
La comptabilité de caisse est la plus simple des deux. En comptabilité de caisse, vous enregistrez tous les revenus et dépenses lorsque l'argent entre et sort de votre compte chèques, respectivement. Ce système est souvent préféré par les petites entreprises car il nécessite moins d'expertise pour être mis en œuvre. Cependant, de nombreuses autorités fiscales exigent que certains types d'entreprises, ainsi que ceux dépassant un seuil de revenus, passent à la méthode de la comptabilité d'exercice.
Une définition de base de la comptabilité d'exercice est que les événements économiques sont reconnus lorsqu'ils se produisent au lieu de lorsque les transactions monétaires sont effectuées. Dans la méthode de comptabilité d'exercice, vous enregistrez les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées. Cela ajoute de la complexité, mais, comme nous le montrons ci-dessous, cela vaut bien la peine d'avoir une image plus claire de votre entreprise.
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Comptabilité d'exercice par rapport à la comptabilité de trésorerie
Méthode de comptabilité d'exercice
Dans la méthode de comptabilité d'exercice, les revenus sont comptabilisés lorsqu'ils sont gagnés. Cela se produira généralement avant que l'argent change de mains, par exemple lorsqu'un service est livré à un client avec l'attente raisonnable que l'argent sera versé à l'avenir.
De même pour les dépenses, elles sont reconnues lorsqu'elles sont engagées. Ceci est fait en suivant le principe d'appariement.
Les entrées de comptabilité d'exercice nécessitent l'utilisation de journaux des comptes créditeurs et des comptes débiteurs, ainsi que quelques autres pour produits différés et les dépenses, l'amortissement, etc.
- Avantages de la comptabilité d'exercice
- Cela rend les prévisions plus faciles et plus précises.
- Cela donne une représentation plus précise de la santé financière de l'entreprise.
- Inconvénients de la comptabilité d'exercice
- C'est plus complexe.
- Cela nécessite généralement des services professionnels de tenue de livres et de comptabilité.
- L'entreprise devrait peut-être payer des impôts sur les revenus gagnés mais pas encore reçus.
Méthode de comptabilité de caisse
Dans la méthode de comptabilité de caisse, les revenus et dépenses sont reconnus lorsque l'argent est transféré. C'est le système utilisé par les individus pour budgéter les dépenses ménagères et par certaines petites entreprises.
- Avantages de la comptabilité de caisse
- C'est simple.
- C'est facile de savoir combien d'argent vous avez à disposition.
- Cela peut être avantageux sur le plan fiscal.
- Inconvénients de la comptabilité de caisse
- C'est difficile de traiter l'inventaire.
- Les autorités fiscales gouvernementales pourraient ne pas l'accepter.
- Cela peut rendre les prévisions plus difficiles.
- Cela pourrait faire apparaître l'entreprise comme plus ou moins rentable sur le papier que dans la réalité.
Les deux principes de la comptabilité d'exercice
Il y a deux principes principaux de la comptabilité d'exercice.
- Principe du rattachement : Ce principe stipule que les comptables doivent enregistrer tous les revenus et dépenses dans la même période de rapport.
- Principe de comptabilisation des revenus : Ce principe se rapporte à la période et à la manière dont une entreprise réalise son revenu. Une entreprise devrait reconnaître les revenus au cours de la période au cours de laquelle ils ont été gagnés, et non nécessairement lorsque les liquidités ont été reçues.
Pour un fournisseur SaaS par abonnement, cela peut signifier diviser l'argent reçu d'un abonnement annuel dans les périodes mensuelles au fur et à mesure que les services sont fournis. Cela fournit aux auditeurs une comparaison pommes à pommes de la situation financière d'une entreprise qui est plus transparente dans les différents secteurs.
Quels sont les avantages de la comptabilité d'exercice ?
La comptabilité d'exercice fournit aux entreprises une image plus précise de leur santé financière. Étant donné que la comptabilité d'exercice conduit à des états financiers avec tous les revenus enregistrés au mois où ils ont été gagnés (principe de reconnaissance des revenus) et toutes les dépenses alignées avec les revenus qu'elles ont générés (principes d'appariement), elle fournit une vision bien plus précise de la santé actuelle de l'entreprise.
De même, la comptabilité d'exercice permet également une meilleure prévision. Étant donné que les revenus et dépenses sont rapprochés les uns des autres et à la bonne période, actuellement et à l'avenir, il est bien plus facile de voir comment la position financière de votre entreprise change au fil du temps et de prendre des décisions stratégiques basées sur les informations.
Comptabilité d'exercice pour une entreprise SaaS
Selon de nombreuses autorités fiscales, les entreprises SaaS doivent utiliser le système de comptabilité d'exercice, qui stipule que vous enregistrez les revenus lorsqu'ils sont gagnés.
Dans le cas d'un flux de revenus d'abonnement, cela signifie lorsque vous avez rempli votre part de l'accord de service. Considérez les deux scénarios d'exemple de revenus d'abonnement suivants pour clarifier ce point.
Scénario 1
Votre entreprise offre une réduction aux clients qui paient leur facture annuellement au lieu de mensuellement. Vous avez 10 clients qui optent pour la réduction. Ces factures totalisent 360 000 $.
Puisque vous fournirez des services à ces clients pendant une année entière et que vos états des revenus sont rédigés mensuellement, les normes U.S. GAAP (Principes comptables généralement reconnus) stipulent que vous devriez transférer 30 000 $ à la fin de chaque mois dans votre compte de revenus et conserver les revenus d'abonnement non gagnés dans un compte de revenus différés puisque vous n'avez pas encore gagné l'argent.
Scénario 2
Votre entreprise facture les clients à la fin du mois pour les services que vous avez fournis pendant le mois. La plupart de vos clients paient dans le délai imparti, mais certains—en raison de leur mauvaise santé financière, de problèmes avec le système de paiement, etc.—ne paient pas à temps.
Dans ce cas, vous pourriez gagner 30 000 $ à la fin de chaque mois, mais vous pourriez ne pas les recevoir jusqu'à quelques jours, semaines ou mois plus tard—ou, malheureusement, parfois pas du tout.
Dans le premier cas, vous avez plus de liquidités à portée de main que ce que votre entreprise a réellement gagné. Dans le second cas, vous avez moins de liquidités que ce que vous avez gagné, et vous pourriez même ne pas recevoir tout l'argent que vous avez gagné.
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Il en est de même pour les dépenses, qui doivent être reconnues lorsqu'elles sont engagées, indépendamment du moment où la facture est payée.
Cela se fait en mettant en correspondance les dépenses avec les revenus qu'elles génèrent, si possible. Quand cela n'est pas facilement possible, on peut utiliser soit la méthode d'allocation systématique et rationnelle, soit la méthode d'allocation immédiate.
La première répartit les dépenses sur la durée de vie utile du produit, tandis que la seconde reconnaît l'intégralité de la dépense au moment de l'achat. Examinons quelques scénarios d'exemple pour déterminer quand les dépenses doivent être reconnues.
Scénario 1
Vous décidez de promouvoir votre nouveau produit SaaS sur Facebook. Vous fixez un budget de 6 000 $ pour atteindre votre marché cible sur une période de 12 semaines et vous payez la facture. Puisque vous établissez des relevés de revenus mensuels, vous divisez les 6 000 $ en trois dépenses mensuelles de 2 000 $ et les reconnaissez sur trois périodes mensuelles consécutives.
Scénario 2
Vous dépensez 50 000 $ pour du nouveau mobilier de bureau et des ordinateurs portables. Vous vous attendez à ce que ces articles durent cinq ans et n'aient aucune valeur résiduelle pour la revente. Au lieu de reconnaître l'intégralité des 50 000 $ la première année, vous devriez inscrire l'actif à votre bilan et utiliser une charge d'amortissement pour demander 10 000 $ par an sur votre compte de résultat.
Scénario 3
Vous dépensez 1 000 $ pour organiser un pique-nique en famille afin de célébrer l'achèvement de votre produit SaaS. Ce geste bienveillant ne peut être associé à aucune vente individuelle et peut être reconnu selon la méthode d'allocation immédiate en tant que dépense au cours de la période où elle a été payée.
Dans un article connexe, nous vous proposons un tutoriel sur la gestion de votre vos dépenses totales. Cliquez pour obtenir des conseils utiles.
Conclusion
La décision d'utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice est parfois prise pour vous par une autorité fiscale. Cependant, les coûts et la complexité supplémentaires sont largement compensés par la clarté fournie sur la santé financière de votre entreprise aujourd'hui et par la capacité à mieux prévoir l'avenir. Si vous utilisez actuellement la méthode de la comptabilité de trésorerie, envisagez de discuter avec vos comptables de ce qu'il faudrait pour passer à la méthode de la comptabilité d'exercice et pourquoi cela pourrait être mieux pour vous.
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